Fordele inngående MVA på felles kostnader
Dokumenter faktisk bruk og begrunn nøkkelen i blandet virksomhet.
Felles kostnader i blandet virksomhet trenger en begrunnet fordeling av inngående MVA. Det er ikke nok å ha én prosent lagret i regnskapssystemet. Velg et grunnlag som beskriver bruken av den aktuelle anskaffelsen, og behold forklaringen. Direkte kostnader og felleskostnader må først skilles.
Finn riktig kostnadsgruppe
Et kjøp som bare gjelder registrert aktivitet skal ikke blandes inn i en generell fellesnøkkel uten grunn. Et kjøp som bare gjelder unntatt eller privat bruk kan heller ikke få delvis fradrag bare fordi virksomheten samlet har avgiftspliktig salg. Kartlegg hvilke aktiviteter anskaffelsen faktisk støtter.
Skatteetatens veiledning om delvis fradrag tar utgangspunkt i anskaffelser til felles bruk. Ulike kostnader kan kreve ulike fordelingsgrunnlag. Areal, tidsbruk eller en relevant omsetningsnøkkel kan være aktuelle å undersøke, men må være egnet til å beskrive den konkrete bruken og oppfylle regelverket.
| Kostnad | Mulig grunnlag å undersøke | Kontroll |
|---|---|---|
| Delt arbeidsplass | Faktisk arealbruk | Rommenes aktivitet |
| Felles tjeneste | Bruk og arbeidsomfang | Hvem mottar nytten? |
| Direkte innkjøp | Dokumentert aktivitet | Er det egentlig felles? |
Eksempel med en avklart bruk
Et abonnement har 2 000 kroner i inngående MVA. Etter gjennomgang av den konkrete bruken og relevant regelverk er fradragsandelen avklart til 60 prosent. Beregningen gir 1 200 kroner i fradrag og 800 kroner uten fradrag. Notatet forklarer hvorfor 60 prosent passer dette kjøpet, fremfor bare å vise regnestykket.
Hvis lokalkostnaden har en annen bruk, skal ikke abonnementets prosent kopieres automatisk. En omsetningsandel på 60 prosent beviser heller ikke i seg selv at begge kostnadene har samme bruk.
Kontroller endringer og avrunding
Oppdater vurderingen når virksomheten flytter, lanserer nye aktiviteter eller endrer bemanningen. Noter periode, underlag og ansvarlig. La samlet avgift stemme med originalbilaget også når beløp fordeles. Ved større investeringer og endret bruk kan justeringsregler bli aktuelle og må undersøkes særskilt. Denne arbeidsmåten forklarer hvordan et grunnlag dokumenteres; den fastsetter ikke en universell fordelingsnøkkel eller et unntak fra fradragsbegrensningene.
En fordelingsnøkkel bør ha en eier og et tidspunkt for ny kontroll. Hvis alle tror at regnskapsføreren oppdaterer prosentene, mens regnskapsføreren venter på opplysninger fra driften, kan gammel bruk bli stående i flere år. Avtal hvilke endringer som utløser beskjed, for eksempel nye lokaler eller en avviklet aktivitet. Oppdateringen skal forklare den reelle endringen, ikke bare gi en gunstigere prosent.