MVA på ansattes utlegg
Kontroller hvem som kjøpte varen, dokumentasjonen og bruken før fradrag vurderes.
Et ansattutlegg gir to forskjellige spørsmål: hva bedriften skal refundere, og om kjøpet gir rett til MVA-fradrag. Kontroller kjøperforhold, dokumentasjon og bruk før avgiften behandles. Godkjenning av refusjon er ikke en avgiftsvurdering.
Finn hvem som faktisk kjøpte
Undersøk om medarbeideren handlet på vegne av virksomheten og hvilke opplysninger salgsdokumentet inneholder. Et privat betalingskort betyr ikke alene at kjøpet er privat. En faktura til feil juridisk kjøper kan likevel skape problemer for avgiftsdokumentasjonen. Skatteetatens veiledning beskriver dokumentasjonskrav og særskilte situasjoner for ansattutlegg.
Se også på hva som ble kjøpt. Noen kostnadstyper har avgiftsbegrensninger selv når kjøpet gjelder driften og dokumentet ellers er korrekt. Servering, representasjon og personkjøretøy må ikke behandles som vanlig materiell uten vurdering. Ved blandet bruk må den næringsmessige delen forklares.
| Kontroll | Opplysninger | Hvorfor |
|---|---|---|
| Kjøper | Avtale, bestilling og salgsdokument | Riktig virksomhet |
| Bruk | Formål og leveranse | Tilknytning til registrert aktivitet |
| Kostnadstype | Spesifiserte varelinjer | Mulige fradragsbegrensninger |
Eksempel med to utlegg
En ansatt betaler 750 kroner for kontormateriell og 750 kroner for et kundemåltid. Begge krav godkjennes for refusjon. Det betyr ikke at avgiften kan behandles likt. Materiellets bruk og dokumentasjon undersøkes etter de alminnelige vilkårene, mens kundemåltidet må vurderes mot særbegrensninger. Lik totalsum og samme kjøper gir ikke lik fradragsrett.
Hvis kontormateriellet delvis var privat, må varelinjene fordeles. Hvis fakturaen står på et annet selskap i konsernet, må kjøperforholdet avklares med leverandøren. En ekstra formålsforklaring retter ikke automatisk feil mottaker.
Lag en rutine med to godkjenninger
La refusjonskontrollen bekrefte hva medarbeideren har lagt ut og hva bedriften dekker. La regnskapskontrollen avklare kostnad og avgift. Rollene kan være hos samme person, men oppgavene bør fortsatt skilles. Behold originaldokument, utleggsoversikt og eventuell korrigering sammen. På denne måten kan en senere kontroll se både medarbeiderens oppgjør og grunnlaget for avgiftsbehandlingen.
Ved en samlet utleggsrapport bør avgiftsvurderingen fortsatt kunne følges til hvert kjøp. En totalsum som er godkjent av lederen kan inneholde flere typer kostnader og ulike kjøpere. Be om spesifikasjon når medarbeideren leverer bare et samlet beløp. Noter hvorfor ett dokument behandles annerledes enn de øvrige, slik at en senere kontroll ikke trenger å rekonstruere både refusjonen og avgiftsbeslutningen.
Offentlige kilder
- Skatteetaten om dokumentasjon av inngående MVA
- Skatteetaten om fradrag for inngående MVA
- Skatteetaten om begrensninger i MVA-fradrag