Budsjettvedtak i en liten forening
Skill medlemsvedtak, prosjektmidler og driftsfullmakter.
Et budsjettvedtak gir retning for foreningens aktivitet, men bør også si hvem som kan bruke pengene og hva som krever ny beslutning. Skill frie driftsmidler fra prosjektmidler med vilkår, og kontroller vedtektene før fullmakter legges til grunn.
Koble planen til beslutningsorganet
Finn hvem som vedtar budsjettet etter foreningens vedtekter. Beskriv forutsetninger om kontingent, tilskudd og arrangementer. Marker inntekter som ikke er bekreftet. Styret eller aktivitetsansvarlige trenger klare grenser for bestilling, endret aktivitet og kostnadsoverskridelse. Et vedtatt årsbeløp gir ikke automatisk penger på konto på riktig dato.
| Budsjettpost | Avklaring | Kontroll ved gjennomføring |
|---|---|---|
| Drift | Frie midler og planlagte kostnader | Realistisk betalingsevne |
| Prosjekt | Tilskuddsvilkår og egenfinansiering | Bruken følger vedtaket |
| Arrangement | Risiko og nødvendig salg | Nye forpliktelser godkjennes i tide |
Eksempel på en uklar ramme
Årsmøtet vedtar 40 000 kroner til aktiviteter. Av beløpet er 15 000 finansiert med et tilskudd som bare gjelder kurs. Styret ønsker senere å bruke 30 000 på en tur. Det må undersøke både vedtekter, budsjettfullmakt og tilskuddsvilkår. Totalrammen på 40 000 betyr ikke at alle pengene fritt kan flyttes.
En planlagt kontingentinntekt på 20 000 kan også være ubetalt. Før avtaler inngås, bør kasserer vise hvilke midler som er disponible og hva som fortsatt er usikkert. Eksemplet viser intern kontroll, ikke hvordan alle foreninger skal fatte gyldige vedtak.
Dokumenter avvik og ny beslutning
Noter endringen, begrunnelsen og hvilket organ som godkjenner den. Informer dem som faktisk bestiller og betaler, slik at de følger samme ramme. Gå gjennom budsjett mot faktisk aktivitet ved faste møtepunkter. Foreningens konkrete vedtekter, tilskudd og avtaler bestemmer mye av handlingsrommet; få kvalifisert hjelp dersom myndighet eller lovpålagte regnskapskrav er uklare.
Et vedtak om budsjettendring bør fortelle hvem som gjennomfører det, ikke bare hva totalrammen blir. Hvis aktivitetsansvarlig fortsatt bruker gammel bestillingsliste, kan den nye beslutningen miste praktisk effekt. Gi derfor samme datert grunnlag til kasserer, bestillere og riktig godkjenner. Etterpå kontrolleres faktiske forpliktelser mot den oppdaterte rammen og dokumenterte finansieringsvilkår.
Kilder og avgrensning
Eksemplet er tenkt og brukes til å vise kontrollmetoden. Vurder konkrete avtaler og plikter for din virksomhet; dette er generell informasjon.