Avklar økonomien før to foreninger samler aktiviteten
Ved sammenslåing må eiendeler, gjeld og bundne midler ha et tydelig overtakelsesgrunnlag. Avklar hvert forhold før kontoer og aktivitet flyttes.
To små foreninger kan ønske å samle medlemmer, arrangementer og økonomi. Det kan være et godt praktisk valg, men sammenslåing av aktivitet er ikke automatisk en fullstendig juridisk overføring av alle rettigheter og plikter.
Ledelsen bør beskrive hva som faktisk skal skje. Skal én forening fortsette og den andre oppløses? Skal en ny organisasjon opprettes? Hvilke avtaler og midler kan overføres? Bruk tydelige vedtak og relevant vurdering før gjennomføring.
Saldoen er bare én del av overtakelsen
Forening A har 55 000 kroner på konto, utstyr og et prosjekt med 12 000 i ubrukte støttepenger. Forening B skal overta aktiviteten. A har også en avtale om lokalleie som varer seks måneder til.
Det er ikke tilstrekkelig å overføre 55 000 og gi B nøkkelen til utstyret. Støttevilkårene må undersøkes, og utleier kan måtte bekrefte endret avtalepart. Hvis A fortsatt er leietaker, kan forpliktelsen bli stående hos A selv om B bruker lokalet.
| Område | Overtakelsesgrunnlag |
|---|---|
| Penger | Saldo, tilhørighet og vedtak |
| Utstyr | Liste, identitet og faktisk overlevering |
| Krav og gjeld | Riktig part og avklart oppgjør |
| Tilskudd og gaver | Vilkår og eventuell samtykkeplikt |
| Avtaler | Hvem som har godkjent endret part |
| Arkiv | Tilgang, oppbevaring og ansvar |
Lag en overtakelsesdato som kan kontrolleres
Velg en dato for den økonomiske oversikten, og noter hendelser etter denne datoen separat. Hvis det kommer en eldre faktura, må det være kjent hvem som betaler og hvordan den inngår i oppgjøret.
En overtakelsesliste bør godkjennes av de ansvarlige på begge sider. Marker uavklarte forhold i stedet for å late som alt er ferdig. Den nye organisasjonen bør ikke overta et uklart løfte om at «ingen gjeld finnes» uten dokumentasjon.
Se økonomioverlevering ved lederbytte og øremerkede prosjektmidler for praktiske deler av prosessen.
Kontroller vedtekter og offentlige registreringer
Brønnøysundregistrene om lag og foreninger og sletting av forening er offentlige kilder. Guiden fastsetter ikke en generell fusjonsprosedyre for alle foreninger.
Vedtekter, gyldige vedtak og samtykke fra andre parter kan være avgjørende. Særlige forhold som ansatte, fast eiendom eller vesentlige tilskudd bør vurderes med relevant juridisk og regnskapsfaglig hjelp.
Medlemsopplysninger er ikke bare et regnskapsvedlegg
Avklar hvilke personopplysninger som kan overføres og hvorfor. Den nye organisasjonen trenger ikke nødvendigvis hele historikken til alle tidligere deltakere. Sørg for en forsvarlig overlevering og tydelig ansvar for det gamle arkivet.
Datatilsynets personvernprinsipper er en relevant kilde. En organisatorisk sammenslåing gir ikke automatisk rett til å bruke alle opplysninger til nye formål.
Bekreft hva som faktisk ble overtatt
Etter gjennomføring bør mottakeren bekrefte penger, eiendeler og avtalte oppgaver. Sammenlign med overtakelseslisten. Behold avvik og rettelser som egne forklaringer.
En prøving av overtakelseslisten kan gjøres ved å velge én eiendel, ett krav og ett tilskudd. Følg hvert forhold fra det gamle grunnlaget til mottakerens bekreftelse. Hvis forbindelsen er uklar, er det et signal om at listen trenger mer dokumentasjon. Avklar også hvem som svarer på henvendelser om tidligere arrangementer. Et gammelt krav kan dukke opp etter at aktiviteten har skiftet navn eller lokaler. Mottakeren bør kjenne hvilke oppgaver som faktisk er overtatt, mens den tidligere ledelsen må vite hvilke plikter som fortsatt ligger hos den. Denne grensen skal være dokumentert, ikke bare praktisk antatt.
Neste styre skal kunne se hvilke midler som var frie, hvilke som var bundet og hvilke forpliktelser som fulgte med. En tydelig avslutning beskytter begge organisasjonene og gjør det mulig å starte felles aktivitet uten å bygge på uavklarte økonomiske antakelser.