Økonomirutiner ved medlemshandel i samvirke
Skill medlemsforhold fra dokumenterte kjøp og salg.
Medlem i et samvirke kan også være kunde, leverandør eller ansatt. Medlemsstatus må derfor ikke erstatte dokumentasjon av kjøp og salg. Hold samhandling, innskudd og andre oppgjør som forskjellige forhold, selv om de gjelder samme person.
Skill registrene og grunnlagene
Bruk medlemsoversikt for medlemskap og relevante vedtak. Salgs- og kjøpsdokumenter viser konkrete leveranser. Eventuelle andelsinnskudd må ha eget grunnlag. Altinn beskriver at samvirkets formål er medlemmenes økonomiske interesser gjennom samhandling, og at overskuddsfordeling kan knyttes til denne. Dette gjør presis dokumentasjon særlig viktig.
| Forhold | Underlag | Kontroll |
|---|---|---|
| Medlemskap | Vedtekter og medlemsbeslutning | Aktiv status og eventuell innskuddsplikt |
| Kjøp eller salg | Avtale, leveranse og dokument | Riktig beløp og motpart |
| Etterbetaling eller annet medlemsoppgjør | Gyldig vedtak og beregningsgrunnlag | Ikke automatisk ført som vanlig salg |
Eksempel på to ulike innbetalinger
Et medlem betaler 2 000 kroner i avtalt andelsinnskudd og 6 000 for en konkret tjeneste. Bankinnbetalingen på 8 000 må kunne deles på de to dokumenterte grunnlagene. Hvis alt føres som tjenesteinntekt, forsvinner sammenhengen med medlemsinnskuddet. Hvis alt føres som kapital, skjules tjenestesalget.
Ved en senere medlemsfordeling basert på samhandel trenger samvirket et etterprøvbart grunnlag. Summen av bankbetalinger er ikke nødvendigvis riktig mål hvis leveranser gjelder andre perioder eller ulike forhold. Eksemplet fastsetter ingen avgifts- eller skattebehandling av oppgjøret.
Kontroller endringer i medlemsforholdet
Utmelding, endret vedtektsgrunnlag og nye ordninger kan påvirke dokumentasjon og oppgjør. Noter hvilke beløp som er avklart og hvem som godkjenner dem. Regnskapsplikt, avgift og skatteregler må vurderes for det faktiske foretaket. Denne rutinen hjelper med å skille rollene; den gir ikke adgang til overskuddsfordeling eller innskuddsbehandling uten nødvendige vedtak og kvalifisert vurdering.
Et medlem kan slutte mens ubetalte leveranser fortsatt gjenstår. Medlemsregisteret og oppgjørsoversikten bør derfor kunne vise forskjellig status uten at kravet slettes automatisk. Undersøk hvilke vilkår som gjelder ved uttreden og eventuelt tilbakebetalt innskudd. Dokumenter også datoen vurderingen bygger på, slik at senere endringer i medlemslisten ikke fjerner grunnlaget for et tidligere korrekt oppgjør.
Kilder og avgrensning
Eksemplet er tenkt og brukes til å vise kontrollmetoden. Vurder konkrete avtaler og plikter for din virksomhet; dette er generell informasjon.