Signatur og prokura ved økonomibeslutninger
Kontroller hvem som kan binde virksomheten før en avtale godkjennes.
Den som kan registrere en faktura, har ikke nødvendigvis rett til å binde virksomheten i en avtale. Signatur og prokura er heller ikke identiske fullmakter. Kontroller hvem som kan representere virksomheten, og på hvilken måte, før økonomibeslutningen gjennomføres.
Les opplysningene i sammenheng
Brønnøysundregistrene har opplysninger om signatur og prokura. Undersøk også selskapsform, vedtekter, gyldige vedtak og eventuell særskilt fullmakt. Dersom flere personer må opptre i fellesskap, må hele kombinasjonen være til stede. En tittel som kasserer eller prosjektleder er ikke i seg selv bevis på generell rett til å inngå alle avtaler.
| Spørsmål | Grunnlag | Risiko |
|---|---|---|
| Hvem kan signere? | Registrerte opplysninger og gyldig beslutning | Feil person aksepterer avtalen |
| Hver for seg eller samlet? | Fullmaktens ordlyd | Én signatur brukes der flere kreves |
| Hva omfatter fullmakten? | Type fullmakt og konkret avtale | Fullmakten brukes utenfor området |
Eksempel med felles signatur
Virksomheten har registrert at to navngitte personer signerer i fellesskap. En leverandør ber den ene godkjenne en leieavtale på 120 000 kroner årlig. Før aksept må den rette signaturkombinasjonen og eventuelle øvrige vilkår undersøkes. Teknisk tilgang til en digital signeringslenke gir ikke alene riktig representasjonsrett.
I en forening må interne vedtak og vedtekter også kontrolleres. Brønnøysundregistrenes veiledning beskriver blant annet at prokura har begrensninger for fast eiendom. En avtale om eiendom trenger derfor en konkret vurdering og kan ikke avgjøres av en generell prokuraoppføring alene.
Oppdater ved endringer
Ved styre- eller lederbytte må aktuelle registreringer, bankfullmakter og interne fullmakter gjennomgås. Bevar beslutninger og sjekk at registreringen faktisk er oppdatert. Denne artikkelen er en kontrollliste og avgjør ikke om en bestemt avtale er bindende, eller alle grenser for fullmakt i ulike organisasjonsformer. Ved tvil bør juridisk hjelp innhentes før signering eller videre disposisjon.
Et signeringsoppdrag bør identifisere den juridiske virksomheten og avtalen som skal godkjennes. En person med roller i flere selskaper kan få en lenke som gjelder feil avtalepart. Kontroller derfor dokumentets navn og organisasjonsnummer før fullmakten brukes. Dette er en identitetskontroll i tillegg til vurdering av signaturkombinasjon, og kan hindre et ellers unødvendig avtaleavvik senere.
Kilder og avgrensning
Eksemplet er tenkt og brukes til å vise kontrollmetoden. Vurder konkrete avtaler og plikter for din virksomhet; dette er generell informasjon.