Hold stiftelsens formue atskilt fra oppretterens penger
En stiftelses midler tilhører stiftelsen. Dokumenter grunnkapital, forvaltning og beslutninger uten å blande dem med oppretterens eller samarbeidspartnerens økonomi.
En liten organisasjon kan opprette en stiftelse eller samarbeide tett med en eksisterende. Det kan gi et inntrykk av at pengene fortsatt er «våre». Men stiftelsens formue er selvstendig. Oppretteren eier ikke midlene bare fordi vedkommende overførte dem eller sitter i styret.
Dette skillet bør være synlig i bankkontoer, avtaler, regnskap og beslutninger. En stiftelse er ikke bare en egen prosjektmappe hos en forening. Formålet og vedtektene setter rammer for forvaltningen.
Foreningen betaler en regning for stiftelsen
En liten forening har overført midler til en stiftelse som støtter ungdomsaktivitet. Senere betaler foreningen en faktura på 8 500 kroner som gjelder stiftelsens arrangement. Begge bruker samme praktiske kontaktperson.
Betalingen må forklares: Var det en ny gave, et midlertidig utlegg eller en annen avtalt ordning? Felles kontaktperson gjør ikke økonomien felles. Dokumentene må vise riktig juridisk mottaker og hvordan forholdet mellom de to enhetene er avklart.
| Kontrollområde | Spørsmål styret bør besvare |
|---|---|
| Grunnkapital | Hva er dokumentert og vedtektsfestet? |
| Eiendeler | Hvilke midler tilhører stiftelsen? |
| Formål | Hva kan midlene brukes til? |
| Forvaltning | Hvordan vurderes risiko og tilgjengelighet? |
| Utbetalinger | Hvilken beslutning og hvilket grunnlag finnes? |
| Nærstående forhold | Hvem har interesser på flere sider? |
Styret trenger et grunnlag som varer
Samle stiftelsesdokument, vedtekter, kapitalbekreftelser og relevante avtaler. Noter endringer og hvem som har godkjent dem. Når styremedlemmer byttes, bør de få mer enn saldo og en generell forklaring på formålet.
Lottstift om opprettelse og registrering beskriver den selvstendige formuen. Brønnøysundregistrene om stiftelser gir en offentlig inngang til organisasjonsformen.
Ikke forveksle grunnkapital med disponibel bankbeholdning
Stiftelsen kan ha penger på konto uten at alle kan brukes fritt. Vedtekter, lov og forvaltningsansvar må vurderes. Det er heller ikke sikkert at en regnskapsmessig endring i kapital betyr at vedtektsfestet grunnkapital er endret.
Stiftelsesloven er juridisk grunnlag. Denne guiden angir ikke et generelt utdelingsbeløp eller en investeringsstrategi. Ved usikkerhet om formål, kapitalendring eller nærstående transaksjoner må styret hente relevant vurdering.
Se styrets økonomirapport og rollefordeling i økonomiarbeidet for praktisk intern kontroll.
En liten stiftelse trenger fortsatt tydelige beslutninger
Hvis én person håndterer mange oppgaver, bør vesentlige disposisjoner få en sporbar beslutning. Den som betaler, må kunne vise hva som er godkjent. Styret bør kontrollere at egen interesse eller oppretterens ønsker ikke erstatter stiftelsens formål.
Ved årsavslutning må midler, krav og avtaler være knyttet til riktig enhet. Sammenlign eventuelle mellomværender med samarbeidspartneren, og forklar forskjeller. Et felles arrangement kan gi flere separate økonomiske forhold.
Hvis stiftelsen og en samarbeidende forening kjøper en tjeneste sammen, bør faktura og avtale vise hvem som er part i hvilken del. En fordeling av kostnadene må kunne forklares, ikke bare følge hvilken konto som hadde penger tilgjengelig. Styret bør også kontrollere at forvaltningsrapporter og bankoversikter gjelder stiftelsens egne midler. En rapport fra oppretteren kan være nyttig informasjon, men er ikke nødvendigvis stiftelsens dokument. Ved større disposisjoner bør beslutningen vise hvordan tiltaket henger sammen med formålet og hvilken risiko som er vurdert. Slik blir den selvstendige økonomien tydelig også i et nært praktisk samarbeid med få mennesker.
En dokumentert grense mellom stiftelsen og menneskene eller organisasjonene rundt den gjør forvaltningen mer forståelig. Det hjelper neste styre med å bruke midlene i tråd med formålet, fremfor å videreføre uavklarte vaner.