Kostnadsoversikt til tilskuddsrapport
Knytt hver kostnad til aktivitet og periode og marker finansiering fra andre kilder.
En tilskuddsrapport trenger kostnader som kan spores til aktivitet og periode. En totalsum fra regnskapet er ikke alltid nok. Koble bilag, finansiering og gjennomføring uten å telle samme kostnad flere ganger. Det konkrete tilsagnet avgjør hva rapporten skal inneholde.
Definer rapportens avgrensning
Noter prosjekt, datoer og godkjente kostnadstyper. Finn om rapporten skal vise betalt beløp, påløpte kostnader eller en bestemt oppstilling. Regnskapskontoen alene kan inneholde flere aktiviteter. Bruk en dokumentert prosjektavgrensning og undersøk poster som ligger nær periodens start eller slutt.
| Felt i oversikten | Hva det forklarer | Kontroll |
|---|---|---|
| Bilagsreferanse | Hvor beløpet kommer fra | Dokumentet finnes og er relevant |
| Aktivitet og periode | Hvorfor kostnaden inngår | Samsvar med tilsagn |
| Finansiering | Hvilke midler som dekker kostnaden | Samme beløp kreves ikke dobbelt |
Eksempel med delt kostnad
En faktura på 12 000 kroner gjelder materiell til to prosjekter. Dokumentert faktisk bruk fordeles med 8 000 til prosjekt A og 4 000 til prosjekt B. Oversikten må forklare grunnlaget og vise at totalen fortsatt er 12 000. Å rapportere 12 000 i begge prosjekter ville doble dokumentert kostnad.
Prosjekt A får også en annen støtte som dekker deler av materialet. Undersøk hva tilskuddsreglene krever om annen finansiering. Det er ikke tilstrekkelig å endre navnet på kostnadslinjen. Beløp, finansiering og vilkår må kunne etterprøves samlet.
Avstem før innsending
Sammenlign oversikten med regnskap, relevante betalinger og prosjektets aktivitet. Forklar differanser som ubetalte fakturaer, periodisering eller ikke-godkjente kostnader ut fra rapportkravet. Helsedirektoratets veiledning viser hvordan deres ordninger kan kreve dokumentasjon; den skal ikke brukes som universell mal. Bevar godkjenning, rapport og innsendingsbekreftelse. Denne metoden bygger rapportgrunnlag, men fastslår ikke at en kostnad er støtteberettiget eller at alle tilskuddsregler er oppfylt.
Noter også dokumenter som ikke inngår, med en kort begrunnelse når det er viktig for kontrollen. En utelatt faktura kan være riktig avgrenset eller bare glemt. Det må kunne skilles. Ved korreksjon av oversikten bør totalsummen avstemmes på nytt, slik at en flyttet kostnad ikke blir liggende både i gammel og ny prosjektfordeling.
Kilder og avgrensning
Eksemplet er tenkt og brukes til å vise kontrollmetoden. Vurder konkrete avtaler og plikter for din virksomhet; dette er generell informasjon.