Vilkår som følger et tilskudd
Oversett tilsagnet til dokumentkrav, tidsrom og frister.
Et tilsagn om tilskudd er også en liste over forutsetninger. Det kan angi aktivitet, tidsrom, godkjente kostnader og dokumenter som må leveres. Gjør vilkårene til konkrete kontrolloppgaver før prosjektet begynner, så avvik kan avklares mens dere fortsatt kan endre planene.
Lag en vilkårsliste fra vedtaket
Les hele tilsagnet og relevante ordningsregler. Noter hva som må skje, hvem som er ansvarlig og hvilket bevis som kreves. Skill krav til aktivitet fra krav til utbetaling og rapportering. DFØ gir veiledning til statlige tilskuddsforvaltere; den enkelte mottakeren må likevel følge sitt konkrete tilsagn.
| Vilkår | Praktisk oppgave | Dokumentasjon |
|---|---|---|
| Bestemt aktivitet | Planlegg tiltaket innen riktig ramme | Gjennomføringsoversikt |
| Godkjente kostnader | Kontroller bilag før de tas med | Faktura og relevant formål |
| Rapport innen frist | Avtal innsamling og godkjenning | Innsendt rapport og bekreftelse |
Eksempel med en endring
En forening får 60 000 kroner til fire kurs i september og oktober. Ett kurs må flyttes til desember. Det kan påvirke en angitt gjennomføringsperiode. Før bestillingen endres, bør ansvarlig undersøke om tilskuddsgiver må godkjenne ny dato. At totalbeløpet og temaet er uendret, er ikke alene bevis på at vilkåret fortsatt er oppfylt.
En kostnad på 8 000 gjelder felles utstyr som også brukes i andre aktiviteter. Vurder om hele eller bare en dokumentert del kan inngå etter ordningen. Ikke velg en fordeling ut fra hvor det er mest tilskudd igjen.
Hold avklaringer samlet
Bevar spørsmål, svar og godkjenninger sammen med tilsagnet. Oppdater vilkårslisten når tilskuddsgiver aksepterer en endring. Helsedirektoratets veiledning illustrerer rapportering for deres ordninger, men gjelder ikke automatisk alle andre tilskudd. Denne artikkelen foreslår en kontrollmetode og avgjør ikke støtteberettigelse, rapportformat eller adgang til endret bruk. Ved uklare krav bør mottakeren kontakte den faktiske tilskuddsgiveren før kostnaden påløper.
Ved flere tilskudd til samme aktivitet bør vilkårslisten vise hvilken giver hvert krav kommer fra. Rapportdatoer og kostnadsregler kan være forskjellige selv om prosjektet er felles. Gi aktivitetens ansvarlige ett samlet kontrollbilde, men bevar ordningenes egne dokumenter. Slik kan dere oppdage motstridende eller uavklarte krav før kostnadene brukes i mer enn én rapport.
Kilder og avgrensning
Eksemplet er tenkt og brukes til å vise kontrollmetoden. Vurder konkrete avtaler og plikter for din virksomhet; dette er generell informasjon.