Kostnader før fakturaen kommer
Bedriften har mottatt varer eller tjenester før årsslutt uten leverandørfaktura.
Strømmen er brukt i desember, men fakturaen kommer i januar. Hvis eieren bare leser mottatte bilag, kan desember fremstå billigere enn den faktisk var. Finn hva som er forbrukt i perioden, og lag et etterprøvbart grunnlag før kostnaden anslås.
Begynn med hendelsen, ikke ønsket resultat
Undersøk hvilke varer eller tjenester bedriften har mottatt og brukt før rapportdatoen. Eksempler kan være strøm, avtalte timer eller renter. Skill faktisk forbruk fra en planlagt fremtidig bestilling som ennå ikke er levert.
Altinns veiledning om periodisering forklarer plasseringen av kostnader i riktig periode. Det er ikke et grunnlag for å føre en vilkårlig kostnad fordi ledelsen synes resultatet er for høyt.
Finn også om fakturaen allerede er mottatt et annet sted, eller om kostnaden ligger i en annen post. Et anslag opprettet uten denne kontrollen kan doble en kostnad som allerede er registrert.
Eksempel med målt forbruk
Et tenkt verksted har en måleravlesning som viser 5 000 relevante kilowattimer for desember. Et forenklet, dokumentert beregningsgrunnlag gir et anslag på 7 000 kroner for det som skal med i kostnadsvurderingen. Andre prisledd må undersøkes separat.
| Grunnlag | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Målerperiode | Gjelder avlesningen frem til rapportdatoen? |
| Prisgrunnlag | Hvilke avtalte og variable ledd er tatt med? |
| Beregning | Kan en annen person følge tallene? |
| Usikkerhet | Hvilke opplysninger mangler fortsatt? |
| Senere faktura | Hvem skal avstemme og avslutte anslaget? |
Tallene er illustrative og gir ingen standard strømpris. Hvis leverandørens faktiske oppgjør inkluderer andre perioder, må den aktuelle delen identifiseres før sammenligning.
Dokumenter antakelser som antakelser
Et anslag kan være nødvendig selv om endelig faktura ikke finnes. Noter hvilken informasjon som er brukt, dato og ansvarlig. Hvis grunnlaget er svakt, skal usikkerheten være synlig for den som godkjenner rapporten.
Regnskapsloven inneholder grunnleggende prinsipper og regler om estimater. Det konkrete regnskapsregelverket må brukes riktig. En liten bedrift kan ha behov for faglig hjelp når beløpet er vesentlig eller oppgjøret er omstridt.
Ikke bland kostnadsanslaget med automatisk MVA-fradrag. Avgiftsbehandling og nødvendig dokumentasjon har egne vilkår. Det at strøm er brukt, betyr ikke at en internt beregnet post kan behandles som en ordinær mottatt faktura i alle sammenhenger.
Avtal hvordan fakturaen senere skal kobles inn
Når januarbilaget kommer, bør det vises til den tidligere beregningen. Finn hvilken del som gjelder desember og hvilken del som gjelder nye perioder. Kontroller at tidligere anslag blir erstattet eller avstemt etter riktig metode.
Hvis anslaget var 7 000 og relevant faktisk kostnad er 7 600, må forskjellen på 600 forklares. Den skal ikke skjules i en tilfeldig konto for å få den gamle posten til null. Samtidig skal både 7 000 og 7 600 ikke bli stående som to kostnader for samme forbruk.
Sen dokumentasjon etter periodestenging er relevant. En teknisk lås bestemmer ikke alene korrekt periode.
Lag en avslutningsliste
Listen bør vise åpne anslag, mottatte fakturaer, differanser og hvem som har kontrollert dem. Gamle anslag uten eier bør undersøkes før de kopieres til neste måned.
Bruk balanserapporten og rapportavvik til regnskapsfører. Ved vesentlige forskjeller må både vurderingsmetoden og eventuell videre rapportering undersøkes. Målet er et forståelig kostnadsgrunnlag som kan følges helt til den faktiske leverandørfakturaen.