EHF-arkiv og dokumentasjon

EHF-faktura gir strukturert data, men bedriften må fortsatt kunne dokumentere kjøp, salg, vedlegg og behandling. Et godt arkiv gjør både månedsslutt og årsoppgjør enklere.

Oversikt

Dokument	Hvorfor det trengs	Arkivtips
EHF-fil	Original faktura	Lagre i systemet
Vedlegg	Forklarer leveranse	Knytt til faktura
Godkjenning	Viser ansvar	Bevar status og dato
Betaling	Viser oppgjør	Avstem mot bank

Arkivet må være søkbart

Det bør være enkelt å finne faktura etter leverandør, dato, beløp, prosjekt eller fakturanummer. Hvis arkivet bare er en mappe, blir kontrollen tung.

Vedlegg er ofte nøkkelen

Spesifikasjoner, timelister og avtaler bør ligge sammen med fakturaen. Det gjør det lettere å vurdere kostnad, MVA og prosjekt.

ReAI og Aiak

ReAI kan samle faktura, vedlegg og status. Aiak kan kontrollere at dokumentasjonen er god nok for bokføring, MVA og årsoppgjør.

Kontroller arkivet

originalfaktura er lagret
vedlegg følger faktura
godkjenning kan spores
betaling er avstemt

Videre lesing

Vil dere vurdere hva som bør løses i systemet, og hva en regnskapsfører bør følge opp? Ta kontakt for en praktisk gjennomgang.