Hva er EHF-faktura og Peppol?
Praktisk grunnlag, eksempler og kontrollpunkter for hva er EHF-faktura og Peppol?.
EHF er et strukturert elektronisk handelsformat som blant annet brukes til faktura og kreditnota. Peppol er nettverket som kan formidle slike dokumenter mellom aktører. En PDF sendt på e-post er ikke en EHF-faktura. Mottakeren får data som kan behandles i sine systemer, i tillegg til muligheten for en lesbar visning.
Hva forskjellen betyr for avsenderen
Et strukturert dokument trenger korrekt juridisk mottaker, fakturainnhold og eventuelle referanser kunden krever. Aksesspunkt og mottakerregistrering må kunne håndtere riktig dokumenttype. Teknisk formidling betyr ikke at kunden har godkjent leveransen, og er heller ikke et betalingsløfte.
| Del | Hva den gjør | Kontroll |
|---|---|---|
| Fakturadokument | Beskriver salg og krav i strukturert form | Riktig kjøper, beløp og referanse |
| Nettverk | Formidler dokumentet mellom aktører | Gyldig mottaker og teknisk status |
| Kundens behandling | Kontrollerer levering og godkjenning | Avtale og intern referanse må stemme |
Eksempel på en avvist faktura
Leverandøren skal fakturere 12 000 kroner for et oppdrag. Kunden kan motta dokumentet elektronisk, men krever et bestillingsnummer som mangler. Fakturaen kan være teknisk levert og likevel stoppe i kundens kontroll. Leverandøren må avklare kundens referanse og riktig korrigeringsløp, ikke bare sende samme krav som PDF i tillegg uten kontroll.
Det relevante spørsmålet er også hvem som faktisk kjøpte: en kommunal enhet, et foretak eller en annen juridisk part. Et gjenkjennelig kundenavn er ikke tilstrekkelig identifikasjon. Bevar referansen til originalen dersom dokumentet må korrigeres.
Før du velger sendemåte
Undersøk at løsningen støtter aktuell dokumenttype og at mottakeren er riktig registrert. Prøv en reell, avgrenset faktura med korrekt avtalereferanse. Les teknisk status og ha en rutine for kundens innsigelser. DFØs veiledning forklarer EHF og digitale anskaffelser; konkrete krav avhenger av avtalen og faktureringsforholdet. Denne oversikten fastslår ikke at alle norske fakturaer må sendes via Peppol eller at alle virksomheter kan motta samme format.
Kundens organisasjonsnummer og ønskede referanse bør avklares før fakturaen klargjøres. Hvis kundens navn brukes av flere juridiske enheter, må avsenderen finne rett kjøper fremfor å velge første treff. Ved senere endringer beholdes koblingen til bestilling og levering. Den tekniske sendekanalen løser dermed transport av dokumentet, mens faktisk avtalegrunnlag fortsatt krever avsenderens kontroll.