Slik sender du en EHF-faktura med riktig grunnlag
Fra avtalt kjøper og kundereferanse til teknisk sending og oppfølging av riktig betalingskrav.
Start med riktig kjøper og et korrekt salgsdokument. EHF er en strukturert sendemåte, ikke en snarvei forbi avtale, levering eller fakturakrav. Kunden kan ha interne referansekrav som må avklares før sending.
Før dokumentet klargjøres
Finn juridisk mottaker, organisasjonsnummer og hvem som godkjenner leveransen. Undersøk at mottakeren kan motta aktuell dokumenttype gjennom Peppol og at din løsning har et egnet aksesspunkt. Be kunden om nødvendige bestillings- eller kontaktreferanser. Ikke velg et annet selskap med lignende navn fordi det er registrert som mottaker.
| Trinn | Hva du kontrollerer | Dokumentasjon |
|---|---|---|
| Grunnlag | Avtale, levering og riktig juridisk kjøper | Bestilling og leveringsopplysninger |
| Faktura | Innhold, beløp og referanser | Endelig salgsdokument |
| Sending | Teknisk status og eventuell avvisning | Sendereferanse og tilbakemelding |
Et eksempel på en nødvendig referanse
Leverandøren skal fakturere 16 000 kroner for et kurs. Kunden oppgir organisasjonsnummer og bestillingsnummer AB-42. Fakturaen må bygge på riktig kjøper og avtalt levering, med referansen i det feltet kundens oppsett krever. Å skrive nummeret bare i en tilfeldig vedlagt PDF kan være utilstrekkelig for kundens automatiske behandling.
Hvis dokumentet avvises, les årsaken før ny sending. En feil referanse kan kreve avklaring eller korrigert dokumentløp. Ikke opprett en ny faktura for samme leveranse uten å håndtere originalkravet. Ellers kan kunden få to krav selv om målet bare var å reparere transport eller innhold.
Etter teknisk levering
Bevar sendestatus og koblingen til fakturaen. Teknisk levert betyr ikke at kunden har godkjent leveransen eller betalt. Følg vanlig kundesaldo og faktisk bankoppgjør. Ved innsigelse må avtaleforholdet undersøkes separat fra sendekanalen.
En praktisk rutine gir ansvarlig beskjed ved avvisning, manglende referanse eller uklar mottaker. Kontroll av første faktura til en ny kunde kan avdekke feil før større volum. Denne veiviseren anbefaler ingen bestemt leverandør og fastslår ikke at alle norske virksomheter har samme EHF-krav. Avtale, offentlige anskaffelseskrav og faktisk dokumenttype må vurderes konkret.
Før saken avsluttes, kontroller at det bare finnes ett gjeldende betalingskrav for leveransen og at eventuelle korrigeringer er sporbare. Den som overtar kundeoppfølgingen bør kunne se både dokumentet og siste status uten å rekonstruere sendingen fra private meldinger.
Kilde: DFØ om EHF og digitale anskaffelser.
Før et nytt oppsett tas i bruk, følg sjekklisten for å teste EHF og avtal hvordan et eventuelt reelt betalingskrav skal behandles.