Test EHF-oppsettet uten å lage doble betalingskrav
Kontroller mottakerens dokumentstøtte, avtal testløpet og følg statusen fra avsendersystem til mottaker. Skill teknisk levering fra godkjenning og betaling.
Finn svaret du trenger
En vellykket EHF-test må vise mer enn at knappen «send» virker. Dere må kjenne riktig mottaker, dokumenttypen, referansene og hvor fakturaen havner etter transporten. Avtal samtidig hvordan testen gjøres uten at kunden sitter igjen med flere betalingskrav.
Bekreft mottakeren før dere tester
Bruk organisasjonsnummeret til den juridiske kjøperen. Et likt foretaksnavn er ikke en sikker identifikasjon. Undersøk også at mottakeren støtter dokumenttypen dere skal sende, ikke bare at virksomheten finnes i et søk.
DFØ beskriver søk etter EHF- og Peppol-mottakere. Et tomt treff i Peppol Directory er ikke alene bevis på at virksomheten ikke kan motta; katalogen kan mangle opplysninger. Avklar et uklart treff med mottakeren eller systemleverandøren.
Avtal testdata og miljø
| Før testen | Avklaringen dere trenger |
|---|---|
| Miljø | Har leverandøren et eget testløp, eller gjelder dette en reell faktura? |
| Mottaker | Hvilket organisasjonsnummer og hvilken dokumenttype brukes? |
| Referanse | Kreves bestillingsnummer, kontraktsnummer eller en bestemt kontaktreferanse? |
| Behandling | Hvem kontrollerer mottaket hos kunden? |
| Avslutning | Hvordan dokumenteres resultatet, og hva skjer med et eventuelt reelt krav? |
Ikke send en oppdiktet faktura inn i kundens ordinære regnskapsflyt bare for å se hva som skjer. Bruk leverandørens avtalte testmulighet. Hvis dere tester ved en faktisk leveranse, skal dokumentet og oppfølgingen passe den reelle handelen.
Følg én faktura gjennom hele kjeden
Noter dokumentnummer, tidspunkt og sendereferanse. Kontroller status i avsendersystemet og be den avtalte mottakeren bekrefte at dokumentet er kommet til riktig sted. Se at kundens referanse står i det avtalte feltet og at et nødvendig vedlegg faktisk følger med.
DFØs forklaring av EHF beskriver flyten mellom brukersystemer og aksesspunkter. Dermed kan dere stille mer presise spørsmål når en feil ligger i transporten eller i mottakerens videre behandling.
Skill mellom tre forskjellige resultater
| Resultat | Hva det viser | Hva det ikke beviser |
|---|---|---|
| Teknisk transportert | Dokumentet har passert et transportledd | At kunden har godkjent kjøpet |
| Mottatt til behandling | Kunden kan finne fakturaen i sin flyt | At beløpet er akseptert eller betalt |
| Betalt | Et oppgjør kan identifiseres og avstemmes | At alle øvrige fakturaer er gjort opp |
Hvis fakturaen avvises, ta vare på den konkrete feilmeldingen. Finn om feilen gjelder mottaker, dokumentinnhold eller referanse før noe sendes på nytt. Ikke opprett en ny faktura for samme leveranse automatisk; avklar hva som har skjedd med det opprinnelige dokumentet og betalingskravet.
Sjekk særlig ved systembytte
Mottak av EHF og sending av EHF er ulike deler av oppsettet. Ved endring av mottakstjeneste må registrering, overgangstid og ansvar avklares med leverandørene. Be også om at den som følger fakturaene videre vet hvilken dato som er siste i det gamle systemet.
Bruk guiden om å sende en EHF-faktura for dokumentgrunnlaget. Når fakturaen er sendt, følger Avstem kundefordringene det som står åpent, mens Velg bankintegrasjon viser hvordan bankoppgjøret bør prøves. ReAI er et av systemene dere kan vurdere for denne arbeidsflyten.