Personalrabatter med sporbar ordinær pris
Butikken gir ulike ansattrabatter og mangler grunnlag for å beregne verdien av fordelen.
Butikken gir medarbeiderne rabatt, men registrerer bare beløpet de betaler. Ved årets slutt vet ingen hvor stor fordel hver person har fått. Personalrabatt må måles mot et dokumentert prisgrunnlag og følges per ansatt. Rabattprosenten på kvitteringen er ikke alltid hele beregningen.
Finn den reelle fordelen
Skatteetatens gjeldende veiledning om personalrabatter beskriver vilkår for varer og tjenester som omsettes i arbeidsgivers virksomhet eller relevant konsern. En tilfeldig rabatt hos en samarbeidspartner omfattes ikke automatisk av samme regel.
Dokumenter ordinær omsetningsverdi til sluttbruker og hva den ansatte faktisk betaler. Ved ordinært offentlig tilbud må prisgrunnlaget vurderes mot det relevante markedstilbudet, ikke bare en gammel veiledende pris som ingen betaler.
Registrer dato og mottaker. Et generelt «personalrabatt»-produkt i kassen er utilstrekkelig hvis det ikke kan knyttes til riktig medarbeider og årets tidligere fordeler.
Eksempel med to priser
En tenkt vare har ordinær relevant sluttbrukerpris på 2 000 kroner. Medarbeideren betaler 1 200. Den dokumenterte differansen er 800. En annen vare er på offentlig tilbud til 900, selv om opprinnelig pris var 1 500. Medarbeiderens pris er 700.
| Kjøp | Relevant prisgrunnlag i eksemplet | Ansatt betaler | Foreløpig rabattverdi |
|---|---|---|---|
| Vare A | 2 000 kroner | 1 200 kroner | 800 kroner |
| Vare B | 900 kroner | 700 kroner | 200 kroner |
For den andre varen ville 800 i rabattverdi gitt et annet og mulig feil bilde. Eksemplet forutsetter at tilbudsprisen er riktig sammenligningsgrunnlag. Ved begrensede tilbud eller kompliserte vilkår må vurderingen dokumenteres konkret.
Følg årsrammen og eventuell gavebruk
Gjeldende regler har en ordinær skattefri personalrabattramme på 10 000 kroner per kalenderår på nærmere vilkår. Ubenyttet del av den relevante gavegrensen kan ha betydning for samlet rom. Ikke bruk en eldre grense fra tidligere inntektsår.
Skatteetatens gaveveiledning er relevant ved denne samordningen. Har medarbeideren allerede fått gaver, må de faktiske verdiene være med. En standardinnstilling som alltid gir 15 000 i rom, kan bli feil.
Kjøp i flere butikker eller konsernselskaper kan gjøre oversikten vanskeligere. Avklar hvilket arbeidsforhold og hvilken ordning fordelene gjelder, og hvem som samler grunnlaget. Ikke fordel samme årsramme på flere lokale oversikter uten kontroll.
Gjør retur og annullering sporbare
En medarbeider kan returnere en vare eller få et kjøp endret. Da bør den opprinnelige posten og den reelle korreksjonen kunne følges sammen. Ikke slett kjøpet slik at det blir umulig å se hva som først ble rapportert.
Hvis en gave eller rabatt først er tatt inn i lønn, må eventuell korreksjon vurderes etter de aktuelle reglene. Et tilbakebetalt kjøp betyr ikke automatisk at alle historiske opplysninger kan nullstilles på hvilken som helst dato.
Knytt grunnlaget til naturalytelsesrutinen og kontroll av salgsgrunnlag. En skattefri personalfordel avgjør ikke uten videre behandlingen av selve salget og MVA.
Forklar ordningen til medarbeiderne
Gi en enkel beskjed om hvordan kjøp registreres, hvilke opplysninger som trengs og hvem som kontaktes ved feil. Ikke si at alle ansattkjøp er skattefrie. En fordel kan være rapporteringspliktig selv om bedriften ønsker å gjøre noe positivt for medarbeiderne.
Før hver relevant lønnskjøring bør lønnsansvarlig få en kontrollert liste over nye fordeler og eventuell overskridelse. Fast lønnskontroll gjør denne overføringen etterprøvbar.
En god rabattoversikt viser prisgrunnlag, betaling, fordel og sammenheng med årets tidligere bruk. Ved uklare konsernordninger, tredjepartsrabatt eller verdsettelse må skattebehandlingen avklares konkret. Rabattprosenten alene kan ikke avgjøre den.