Uferdige varer ved årets slutt
Uferdige produkter må kunne identifiseres og verdsettes ved årsslutt. Skill råvarer, utført produksjon og arbeid som fortsatt gjenstår.
Fem skap står halvferdige i et lite produksjonslokale 31. desember. Materialene er tatt ut, noen arbeidstimer er utført, og montering gjenstår. Verken full salgspris eller råvareprisen alene beskriver nødvendigvis verdien av arbeidet som finnes ved årsslutt.
Her ser vi på ordinær vareproduksjon, som produksjon av skap for salg. Langsiktige tilvirkningskontrakter og andre oppdrag kan følge særskilte regler. Ikke bruk en enkel lagerkalkyle på alle uavsluttede kundeprosjekter bare fordi arbeidet ikke er ferdig.
Identifiser produksjonen først
Gi de uferdige varene en ordre-, parti- eller annen referanse. Noter antall og faktisk stadium ved balansedagen. «Fem skap, 50 prosent» er mindre nyttig enn en beskrivelse av hvilke deler og operasjoner som er utført.
Et skap kan ha fått alle dyre materialer, men lite montering. Et annet kan være ferdig montert og bare vente på en billig overflatebehandling. Samme prosent av arbeidstiden gir derfor ikke automatisk samme prosent av kostnaden.
| Element | Spørsmål ved årsslutt |
|---|---|
| Materialer | Hva er faktisk brukt på partiet? |
| Arbeid | Hvilke produksjonsoperasjoner er utført? |
| Indirekte kostnader | Hvilken relevant andel følger valgt prinsipp? |
| Gjenstående arbeid | Hva må fortsatt gjøres for å kunne selge? |
| Salgsmulighet | Kan ferdigvaren selges til forventet pris? |
En kalkyle for fem skap
Anta at de fem skapene samlet har forbrukt materialer for 15 000 kroner og dokumentert variabelt produksjonsarbeid for 8 000 kroner. Dette gir 23 000 kroner før vurdering av eventuelle øvrige tilvirkningskostnader. Anta at en relevant andel faste produksjonskostnader er beregnet til 3 000 kroner.
Under full tilvirkningskost blir det foreløpige kostnadsgrunnlaget i eksemplet 26 000 kroner. Et lite foretak som lovlig bruker alternativet med variabel tilvirkningskost, må følge det valgte prinsippet og vurdere grunnlaget deretter. De to metodene skal ikke blandes fra parti til parti etter hvilket resultat eieren ønsker.
NRS 8 avsnitt 4.1.2 og 4.4.1 beskriver kostnadene og forenklingen for små foretak. Salgs-, distribusjons- og generell administrasjonsaktivitet skal ikke ukritisk gjøres til produksjonskostnad.
Tallene over er konstruerte. De er ikke en anbefalt timesats eller en standard fordelingsprosent. Bruk dokumenterte kostnader og en relevant beregning for virksomhetens produksjon.
Unngå dobbeltelling av materialene
Materialer som er tatt inn i de fem skapene, kan ikke samtidig stå som ubrukt råvarebeholdning. Avstem uttakslisten mot produksjonsgrunnlaget. Uåpnede materialpakker ved siden av produksjonslinjen kan fortsatt være råvarer dersom de ikke er brukt.
Avklar hva som skjer når en ordre avsluttes i systemet. Hvis alle materialer først registreres ved ferdigmelding i januar, trenger årsavslutningen en dokumentert oversikt over faktisk desemberforbruk. En teknisk statuskode skal ikke erstatte observasjonen av hva som finnes.
Feilproduksjon, vrak og omarbeiding bør fremgå særskilt. En høy kostnad per ferdig enhet er ikke i seg selv bevis for at alle utgifter skal bindes i lageret. Beskriv årsak og vurder riktig behandling.
Kontroller også forventet salgsverdi
Kostnadsberegningen er ikke siste spørsmål. Hvis kunden har falt fra eller skapene er skadet, kan forventet verdi være lavere. For uferdige varer må man forstå hva som gjenstår før de kan selges.
NRS 1 om varer beskriver sammenhengen mellom ferdigvarens salgsverdi og gjenstående produksjons- og salgsutgifter. Ikke bruk ferdig salgspris som om resten av arbeidet allerede var utført gratis.
Bevar en datert vurdering
Lagre mengde, produksjonsstadium, materialuttak, arbeid, fordelingsgrunnlag og valgt prinsipp sammen. Noter hvem som har bekreftet den fysiske statusen og hvem som har vurdert regnskapsbehandlingen. Skattemessig verdsetting må avklares separat der den avviker.
Ved ferdigstilling i januar kan den endelige kostnaden sammenlignes med beregningen. Undersøk større avvik og bruk dem til å forbedre neste års dokumentasjon. Ikke skriv om den opprinnelige årssluttvurderingen uten å bevare hva man faktisk visste da.
Ikke bruk fakturabeløpet som produksjonsstatus
Kunden kan ha betalt et forskudd på 40 000 kroner før arbeidet starter. Det sier lite om hvor mye av de fem skapene som er produsert. Et forskudd er derfor ikke en snarvei til å verdsette den uferdige beholdningen. Hold betalingsoversikten og produksjonskalkylen atskilt, og avstem dem til riktig regnskapsbehandling.
Det samme gjelder et tilbud med forventet totalpris. Hvis tilbudet bygget på en annen materialtype enn den som faktisk brukes, kan den gamle kalkylen ikke alene forklare årets lagerverdi. Noter endringen og bruk et oppdatert kostnadsgrunnlag. En enkel versjonshistorikk med dato, begrunnelse og godkjenning kan være tilstrekkelig til å gjøre forskjellen forståelig.
Når produksjonen består av flere like partier, må kostnader heller ikke flyttes tilfeldig mellom ferdige og uferdige varer. Avgrens hvilket parti materialene og timene gjelder, og forklar fordelinger som ikke kan spores direkte. Da blir januarens ferdigmelding en fortsettelse av desembergrunnlaget, fremfor et helt nytt regnestykke.