Prøvetid og fravær uten automatisk forlengelse
En ansatt har vært mye borte og eieren lurer på om prøvetiden og lønnsplanen bare kan flyttes.
Den ansatte har vært borte i tre uker under prøvetiden. Eieren vil flytte prøvetidens sluttdato tilsvarende, men husker ikke hva som står i arbeidsavtalen. Fravær gir ikke en automatisk adgang til å endre prøvetiden. Før en dato endres, må vilkårene og det skriftlige forløpet kontrolleres.
Finn avtalen som faktisk gjelder
Arbeidstilsynets informasjon om ansettelse og prøvetid forklarer krav til skriftlig avtale og særskilte vilkår ved forlengelse. Arbeidsmiljølovens § 15-6 er den sentrale lovbestemmelsen.
Samle opprinnelig arbeidsavtale og eventuelle endringer. Noter startdato, avtalt prøvetidslengde og om adgangen til forlengelse ved fravær var skriftlig opplyst ved ansettelsen. Kontroller hva slags fravær det gjelder og hvem som har forårsaket det.
Ikke bruk denne dokumentkontrollen som en oppsigelsesvurdering. Lovlig prøvetid, adgang til forlengelse og grunnlag for oppsigelse er forskjellige spørsmål. Ved en personalsak bør arbeidsgiver få konkret arbeidsrettslig veiledning før handling.
En datooversikt som viser problemet
I et tenkt eksempel slutter avtalt prøvetid 30. april. Medarbeideren har vært fraværende i tre uker. Arbeidsgiveren oppdager først spørsmålet 2. mai. Selv om fraværet er dokumentert, kan arbeidsgiver ikke uten videre behandle saken som om nødvendig skriftlig informasjon var gitt før utløpet.
| Kontrollpunkt | Dokumentasjon | Hvorfor datoen betyr noe |
|---|---|---|
| Ansettelsen | Signert avtale | Hva ble skriftlig avtalt ved start? |
| Opprinnelig prøvetid | Dato og lengde | Hvilken frist er utgangspunktet? |
| Fravær | Dager og årsak på nødvendig nivå | Kan dette fraværet gi grunnlag? |
| Forhåndsinformasjon | Avtalepunkt eller annet riktig grunnlag | Var adgangen opplyst ved ansettelsen? |
| Varsel om forlengelse | Skriftlig orientering og tidspunkt | Ble det gitt innen prøvetidens utløp? |
Tabellen viser hvilke fakta som må avklares. Den avgjør ikke om en konkret forlengelse er gyldig. Arbeidsgiverforårsaket fravær kan ikke brukes som en generell anledning til å forlenge vurderingsperioden.
Midlertidig ansettelse krever en ekstra kontroll
Ved midlertidige arbeidsforhold er prøvetidens maksimale lengde også knyttet til ansettelsens varighet. En standard seksmånedersbestemmelse kan derfor ikke brukes ukritisk i et kort vikariat.
Arbeidstilsynets veiledning om midlertidig ansettelse omtaler dette. Undersøk også reglene hvis personen tidligere har arbeidet i samme eller en lignende stilling hos bedriften. En ny kontrakt betyr ikke alltid rett til en helt ny prøvetid.
Skill dato for arbeidsforholdets slutt fra prøvetidens slutt. En prøvetidsregistrering i lønnssystemet må ikke avslutte et ellers løpende arbeidsforhold eller stoppe ordinær lønn. Det er to forskjellige opplysninger.
Hva trenger økonomiansvarlig å vite?
Lønnsansvarlig trenger relevante, avklarte opplysninger som har betydning for lønnsgrunnlag og rapportering. Hele personalsaken eller helsehistorien skal ikke automatisk sendes videre. Del nødvendig status og datoer med begrenset tilgang.
Hvis lønnen eller stillingen skal endres, må det finnes et gyldig grunnlag for dette også. Forlenget prøvetid betyr ikke automatisk lavere lønn eller bortfall av avtalte rettigheter. Se arbeidsavtale som grunnlag for lønnsrutinen.
Ved uavklarte datoer bør økonomiansvarlig ikke gjette. Noter det som er kjent, hvem som vurderer saken og hvordan kommende lønn håndteres mens spørsmålet avklares. Intern manglende dokumentasjon er ikke en generell grunn til å holde tilbake opptjent lønn.
Følg opp uten å endre historikken
Bevar opprinnelig avtale, fraværsgrunnlag og eventuell orientering om forlengelse. Ikke dater et dokument bakover for å få vilkårene til å passe. Det som ble sagt muntlig, kan beskrives som faktisk kommunikasjon, men må ikke fremstilles som et tidligere skriftlig varsel hvis det ikke var det.
En fristkalender med navngitt ansvarlig kan gi en intern påminnelse før prøvetid utløper. Fristene må hentes fra den konkrete avtalen og gjeldende rett, ikke fra en generell kalender.
Når saken er vurdert, overleveres bare den nødvendige konklusjonen til rutinen for kontroll før lønnskjøring. Systemet skal gjenspeile en lovlig avklaring; det kan ikke i seg selv skape adgang til forlengelse.