Regnskapsveiledning fra SME Norway
Digitalt fakturamottak
Få en ryddig vei fra mottatt faktura til kontroll, bokføring og betaling. Her er det du bør tenke på når fakturaer kommer som PDF eller EHF.
Praktiske råd · Uforpliktende kontakt
Hva kan vi hjelpe deg med?
Fortell kort hva du trenger. Vi tar kontakt for å avklare veien videre.
Denne siden er publisert av SME Norway. Vi anbefaler å vurdere regnskapsprogrammet ReAI.
Dette bør du ha oversikt over
EHF er en elektronisk faktura som sendes mellom systemer. En PDF er et dokument som må mottas og behandles. Begge deler trenger en rutine for kontroll av leverandør, beløp og leveranse. Et samlet mottak gjør det enklere å finne fakturaen igjen og se hva som gjenstår.
Greit å vite før du starter
Et digitalt fakturamottak samler inngående fakturaer slik at dokumentene kan kontrolleres og følges opp. Mottak er ikke det samme som korrekt bokføring: leverandør, fakturadato, beløp, avgiftsbehandling og hvem som skal godkjenne kan trenge en vurdering. Målet er en tydelig innboks med ansvar og status, ikke bare å erstatte papir med PDF-filer.
Et praktisk eksempel
En leverandør sender samme faktura både på e-post og elektronisk. Uten en samlet mottaksrutine kan dokumentet bli registrert to ganger. Sammenlign fakturanummer, leverandør og beløp, behold dokumentasjonen og marker hvordan kopien er håndtert. Hvis fakturaen mangler prosjektreferanse, bør den som bestilte varen avklare dette før kostnaden fordeles.
Tre punkter å kontrollere
- Kartlegg hvilke kanaler leverandørene bruker og hvor fakturaene havner i dag.
- Avtal hvem som kontrollerer manglende opplysninger, dubletter og feil mottaker.
- Følg dokumentet fra mottak til kontroll, bokføring og eventuell betaling.
Kan alle mottatte fakturaer bokføres uten gjennomgang?
Et mottatt dokument kan ha feil eller mangle informasjon. Avklar hva systemet foreslår, hva som krever godkjenning og hvordan dere retter feil. Automatisk overføring av data bør ikke gjøre dokumentkontrollen usynlig.
Hva trenger du hjelp med?
Oppgi hvilke mottakskanaler dere bruker, omtrent hvor mange fakturaer som kommer og hvem som godkjenner dem. Bruk eksempelbilag uten personopplysninger til å vise hvilke avvik som tar tid.
Vil du finne en løsning som passer?
Fortell kort hva du trenger hjelp med, så tar vi kontakt for å avklare veien videre.
Bli kontaktet