Regnskapsveiledning fra SME Norway
Godkjenning av leverandørbetaling
Ha kontroll på fakturaen før pengene går ut. Se hva du bør sjekke før godkjenning, og hvordan du følger opp at betalingen er gjennomført.
Praktiske råd · Uforpliktende kontakt
Hva kan vi hjelpe deg med?
Fortell kort hva du trenger. Vi tar kontakt for å avklare veien videre.
Denne siden er publisert av SME Norway. Vi anbefaler å vurdere regnskapsprogrammet ReAI.
Dette bør du ha oversikt over
Se hvem betalingen gjelder, hvilket beløp som skal betales og hva som venter på godkjenning. Det gjør det enklere å fordele ansvaret når flere i bedriften håndterer fakturaer. Godkjenning og gjennomført betaling er to ulike steg; kontroller også bankens tilbakemelding.
Greit å vite før du starter
Godkjenning av en leverandørbetaling handler om å kontrollere hva som skal betales, hvem som skal få pengene og hvem som har fullmakt. En bokført faktura er ikke nødvendigvis klar til betaling. Mottak av varen, avtalt pris og bankopplysninger kan fortsatt måtte avklares. Skill derfor mellom kontroll av fakturaen, godkjenning av betalingen og bankens bekreftelse på at pengene er sendt.
Et praktisk eksempel
En bedrift mottar en faktura på 18 000 kroner. Prosjektlederen bekrefter at arbeidet er levert, men fakturaen viser et annet kontonummer enn tidligere. Økonomiansvarlig bør avklare endringen gjennom en kjent kontaktkanal før betalingen godkjennes. Etter godkjenningen må status hos banken kontrolleres: avvist eller ventende betaling betyr at leverandøren ennå ikke har fått pengene.
Tre punkter å kontrollere
- Kontroller leveranse, beløp, forfall og mottaker mot avtalen og originalfakturaen.
- Avklar hvem som registrerer betalingen, hvem som godkjenner og hvem som følger opp ved fravær.
- Følg bankens tilbakemelding og dokumenter eventuelle avvisninger før posten regnes som oppgjort.
Er en godkjent betaling det samme som en gjennomført betaling?
Nei. Godkjenningen er ett steg. Betalingen kan fortsatt vente på behandling eller bli avvist. Bruk bankens endelige status og avstemmingen som grunnlag for å avgjøre om beløpet faktisk er betalt.
Hva trenger du hjelp med?
Beskriv bankforbindelse, antall godkjennere og hvordan dere håndterer endringer i kontonummer. Be om en gjennomgang av både normal betaling og en avvist betaling før dere velger rutine.
Vil du finne en løsning som passer?
Fortell kort hva du trenger hjelp med, så tar vi kontakt for å avklare veien videre.
Bli kontaktet