Regnskapsveiledning fra SME Norway
Leverandørreskontro
Se hva du skylder, hvem du skal betale og hvilke fakturaer som forfaller. En ryddig leverandøroversikt gjør det lettere å planlegge betalinger og oppdage avvik.
Praktiske råd · Uforpliktende kontakt
Hva kan vi hjelpe deg med?
Fortell kort hva du trenger. Vi tar kontakt for å avklare veien videre.
Denne siden er publisert av SME Norway. Vi anbefaler å vurdere regnskapsprogrammet ReAI.
Dette bør du ha oversikt over
I en leverandøroversikt kan du følge åpne poster, betalingshistorikk og saldo for hver leverandør. Åpne poster er beløp som ennå ikke er gjort opp. Bruk oversikten til å planlegge betalinger og undersøke forskjeller, for eksempel når en faktura er delvis betalt eller du har fått en kreditnota.
Greit å vite før du starter
Leverandørreskontro er oversikten over det virksomheten skylder hver leverandør. Den knytter fakturaer, kreditnotaer og betalinger til samme leverandør, slik at du kan forklare både saldoen og hvilke dokumenter som ligger bak. En totalsum for leverandørgjeld sier ikke alene hva som forfaller denne uken, hvilke fakturaer som er delbetalt eller hvilke beløp som er omtvistet.
Et praktisk eksempel
Et forenklet eksempel: En leverandørfaktura er på 12 500 kroner. Du betaler 5 000 kroner og mottar senere en kreditnota på 2 500 kroner. Når begge er ført mot riktig faktura, gjenstår 5 000 kroner. Hvis betalingen bare er ført på bankkontoen, eller kreditnotaen står på en annen leverandør, kan fakturaen fortsatt se ubetalt ut. Da må koblingen undersøkes før du sender en ny betaling.
Tre punkter å kontrollere
- Åpne poster: Se hvilke fakturaer som gjenstår, hvilke forfall de har og om det finnes delbetalinger eller kreditnotaer som ikke er koblet til dem.
- Avstemming: Sammenhold summen av leverandørpostene med bokført leverandørgjeld på samme dato. Undersøk forskjeller og poster uten tydelig dokumentasjon.
- Oppfølging: Skill mellom betalingsklare krav, avvik som må avklares og fakturaer som bestrides. Avtal hvem som følger opp hver av disse gruppene.
Hvorfor står en betalt faktura fortsatt som åpen?
Betalingen kan være registrert uten å være koblet til fakturaen, ført med feil beløp eller knyttet til feil leverandør. Se på banktransaksjonen, fakturanummeret og eventuelle kreditnotaer samlet. Ikke slett historikken eller betal på nytt før forskjellen er forklart.
Hva trenger du hjelp med?
Oppgi omtrent hvor mange leverandører og fakturaer dere har, og beskriv hvordan betalinger håndteres i dag. Beskriv særlig delbetalinger, gamle åpne poster og hvem som godkjenner. I en gjennomgang bør dere følge én faktura fra mottak til betaling og vise at restsaldoen kan forklares med dokumenter.
Vil du finne en løsning som passer?
Fortell kort hva du trenger hjelp med, så tar vi kontakt for å avklare veien videre.
Bli kontaktet