Abonnement og gjentakende faktura: bygg en kontrollert rutine
Faste fakturaer trenger et oppdatert avtalegrunnlag og en kontroll før utsending.
Gjentakende fakturering passer når en avtale gir flere leveranser over tid. Men at en faktura kan gjentas, betyr ikke at beløpet, kunden eller leveransen fortsatt er riktig. En god rutine begynner derfor med avtalen, og bruker systemets gjentakelse som et hjelpemiddel.
Definer hva perioden dekker
Et abonnement på vedlikehold kan omfatte beredskap, avtalte besøk eller tilgang til en tjeneste. Beskriv hva kunden betaler for, hvilken periode fakturaen gjelder, og hvilke tillegg som faktureres separat. En lik tekst hver måned kan skjule at én faktura gjelder april og en annen gjelder mai.
Anta at en bedrift har 18 serviceavtaler med månedlig pris 800 kroner uten avgifter. Normal avtaleverdi er 14 400 kroner. Én kunde avslutter fra neste måned, mens en annen utvider avtalen til 1 100 kroner. Neste måneds forventning blir 13 900 kroner: 17 avtaler à 800, pluss 300 kroner for utvidelsen. Eksemplet viser en kontrollsum; det fastsetter ingen pris eller avgiftsbehandling.
| Kontroll | Hva skal være avklart? | Dokumentasjon |
|---|---|---|
| Ny avtale | Startdato og fakturamottaker | Godkjent bestilling |
| Prisendring | Når ny pris gjelder | Avtale eller varsling |
| Oppsigelse | Siste betalingsperiode | Kundens melding og vilkårene |
| Pause | Om leveransen og betalingen stanser | Skriftlig avklaring |
Behandle endringer før fakturakjøringen
Opprett en tydelig skjæringsdato for endringer. Avtal hvem som oppdaterer kunderegisteret, og hvem som kontrollerer neste utsending. En selger som mottar en oppsigelse må vite hvor den registreres; ellers blir informasjonen liggende i en personlig innboks.
Se gjennom listen over fakturaer som skal sendes. Sammenlign antall aktive avtaler og samlet beløp med forrige kjøring. Forklar forskjellen, fremfor å godkjenne fordi totalsummen virker kjent. Kontroller også at en manuell faktura ikke allerede dekker samme periode.
Hold inntekt og innbetaling fra hverandre
Årsbetaling, månedsfakturering og periodisering av inntekt er ulike valg. En kunde som betaler ett år på forskudd, gir ikke nødvendigvis ett års inntekt i betalingsmåneden. Avklar behandlingen av leveransen og balanseposten før rapportene brukes til å vurdere lønnsomheten.
En endringslogg kan inneholde kunden, gammel verdi, ny verdi, ikrafttredelsesdato og hvem som godkjente endringen. Bruk loggen ved neste kontrollkjøring. Hvis kunden har to avtaler, skal det fremgå hvilken som avsluttes; en oppsigelse av den ene avtalen bør ikke stille den andre i bero ved en misforståelse.
Følg resultatregnskapet sammen med åpne kundefakturaer. Hvis systemet skal støtte gjentakende fakturering, kontroller hvordan avtaleendringer og neste utsending håndteres i praksis.
Altinn forklarer kravene til salgsdokumentasjon. Les også Altinns veiviser om dokumentasjon av balansen. Oppsigelsesvilkår og den enkelte leveransens avgiftsbehandling må vurderes konkret.