Anleggsmidler og avskrivning gjennom året
Følg investeringer fra kjøp og bruk til salg eller utrangering.
Et anleggsmiddel trenger en historie som varer lenger enn fakturaens betalingsfrist. Samle anskaffelse, tidspunkt for bruk, avskrivningsgrunnlag og senere endringer i ett register. Da kan balansen forklares uten at noen må huske hva som ble kjøpt for flere år siden.
Lag registeret fra dokumentene
Beskriv eiendelen, plassering, ansvarlig og identifikasjon. Koble faktura og nødvendige tilleggskostnader til anskaffelsen. Undersøk om flere fakturalinjer utgjør én investering eller forskjellige eiendeler. Noter forventet brukstid og grunnlaget for vurderingen.
Altinn forklarer at regnskapsmessige og skattemessige avskrivninger følger forskjellige regler. Regnskapspliktige foretak trenger en fornuftig avskrivningsplan. Skattemessig saldoavskrivning må vurderes etter aktuelle grupper og vilkår. En prosent valgt i systemet er ikke i seg selv en begrunnelse.
| Hendelse | Oppdater | Underlag |
|---|---|---|
| Anskaffelse | Pris og bruksdato | Faktura og mottak |
| Endret brukstid | Vurderingen | Teknisk eller driftsmessig forklaring |
| Salg eller kassasjon | Avslutning | Salgsdokument eller beslutning |
Eksempel med en maskin
En maskin har avklart regnskapsmessig kostpris på 100 000 kroner og illustrert lineær brukstid på fem år uten restverdi. Helårsfordelingen er 20 000 kroner. Eksemplet viser regning, ikke en bestemt skattesats eller fasit for riktig brukstid. Tidspunkt, restverdi og gjeldende regler kan endre faktisk behandling.
Etter tre år selges maskinen. Registeret må da kobles til salgsdokumentet og videre behandling. Fortsetter systemet å avskrive den etter salget, blir både resultat og oversikt feil. En merknad om at maskinen er borte er derfor ikke nok.
Avstem registeret med regnskapet
Kontroller at registerets verdier stemmer med relevante balansekonti, og at alle store innkjøp er undersøkt. Skill vedlikehold fra nye investeringer etter faktisk innhold. Dokumenter også private eller lånte gjenstander separat, slik at fysisk utstyr på kontoret ikke automatisk blir en eid eiendel. Ved årsavslutning må saldoene kunne forklares med underlag. Be om faglig vurdering ved uklare sammensatte anskaffelser eller betydelig endret bruk.
Avtal hvem som melder at utstyr flyttes, selges eller ikke lenger brukes. Regnskapsansvarlig får ikke nødvendigvis vite at en maskin er byttet ut når bare den nye fakturaen kommer. Behold gammel identifikasjon og koblingen til eventuell reklamasjon eller erstatningsvare. Vedlikehold registeret gjennom året, ikke bare under årsavslutningen. Det reduserer risikoen for at balansen fortsatt viser utstyr som er returnert eller solgt for lenge siden.