Ansattreskontro og åpne personaloppgjør
Ansattreskontro er en oversikt over mellomværender knyttet til ansatte.
Ansattreskontro er en oversikt over mellomværender knyttet til ansatte. Den kan omfatte utlegg, forskudd og andre dokumenterte beløp som skal avklares. En saldo per person må ha en forklaring, og den skal ikke brukes som en generell plass for uforståtte lønnsposter.
Skill oppgjørstyper
Noter grunnlag, dato, person og status. Et utlegg som skal refunderes er noe annet enn brutto lønn, og et forskudd trenger et avtalt oppgjør. Kontroller hvordan systemet og virksomheten avgrenser personalposter, slik at samme beløp ikke kommer både i lønn og en separat bankbetaling.
| Post | Underlag | Kontroll |
|---|---|---|
| Utlegg | Kvittering, formål og godkjenning | Allerede refundert? |
| Forskudd | Avtale og betaling | Hvordan gjøres det opp? |
| Tilgodebeløp | Dokumentert årsak | Riktig person og periode? |
| Uavklart saldo | Historikk og referanser | Ikke automatisk trekk i lønn |
Et tenkt oppgjør
En ansatt har godkjent utlegg på 2 000 kroner. Bedriften betaler 1 500 og skylder fortsatt 500. Oversikten bør vise både opprinnelig krav og deloppgjør, ikke bare en ny rund saldo. Hvis hele beløpet også legges i lønnskjøringen, kan den ansatte få 1 500 for mye.
Kontroller derfor hvilken betalingskanal som er brukt og hvilken melding som følger lønnsgrunnlaget. Arbeidsgiverens rett til å trekke et feilutbetalt beløp i lønn må vurderes etter regler og avtale; en debetsaldo gir ikke automatisk slik rett.
Gjennomgå åpne poster regelmessig
Se etter eldre, små og gjentatte saldoer. De kan skyldes delbetaling eller en feil kobling, men skal ikke bare slettes for å rydde listen. Lag en plan med ansvarlig og nødvendig underlag. Ved fratreden må relevante oppgjør vurderes før tilgangen avsluttes.
Begrens tilgang til personalopplysninger. En samlet status kan brukes i økonomistyringen uten å dele hver persons utlegg med hele virksomheten. Dokumentasjonen må bevares der regnskapsreglene krever det, selv om en medarbeider slutter. Modellen er en kontrollrutine og fastsetter ikke skattemessig behandling av utlegg, fordeler eller lønn. Disse spørsmålene trenger korrekt faktagrunnlag og eventuelt faglig vurdering. En månedlig avstemming bør bekrefte både hvem bedriften skylder og hva hver post gjelder.
Kilder og neste kontroll
Altinn om dokumentasjon av balansen.
Altinn om lønn og rapportering.
Les også forskudd på lønn til en ansatt.
Les også utleggsfrist før lønnsoppgjøret.