Kontroll av åpningsbalansen
Flytt inngående saldoer med underlag som forklarer hvert beløp.
Når regnskapet starter i et nytt system, må inngående saldoer bygge på et avklart utgangspunkt. Flytt dokumenterte saldoer, ikke bare tall som får debet og kredit til å balansere. En åpningsbalanse som summerer riktig kan fortsatt ha feil kunder, feil eiendeler eller skjulte avvik.
Bestem skjæringstidspunktet
Avklar siste registreringsdato i gammelt system og første dato i nytt. Ingen transaksjon skal bli borte mellom datoene eller bli bokført i begge systemer. Ta vare på endelig saldobalanse og underlag for bank, lån, eiendeler, skatt og andre vesentlige poster. Åpningsbalansen trenger også detaljer for åpne kunde- og leverandørkrav.
Skill tidligere års inngående saldo fra bevegelser i året. Hvis byttet skjer midt i året, kan dere trenge mer enn en saldo per konto for å bevare rapportering og historikk. Avklar hva den nye løsningen faktisk kan motta. En importmulighet betyr ikke at alle vedlegg og betalingskoblinger følger med.
| Post | Underlag | Kontroll etter flytting |
|---|---|---|
| Bank | Kontoutskrift | Samme saldo på valgt dato |
| Kunder og leverandører | Åpne dokumenter | Detaljer summerer til hovedkonto |
| Utstyr og lån | Register og avtaler | Forklarte enkeltposter |
Eksempel med en kundeportefølje
Saldobalansen viser 30 000 kroner i kundefordringer. Tre åpne fakturaer er 10 000, 12 000 og 8 000 kroner. Disse detaljene flyttes med kundenavn og dokumentreferanser. Hvis bare totalsummen overføres, vet virksomheten hva den samlet venter på, men ikke hvilke kunder som skal følges opp.
En kreditnota som ikke er koblet må også undersøkes før flyttingen. Den skal ikke forsvinne som en generell balanseringspost uten forklaring. Avstem først det gamle grunnlaget, og noter eventuell retting.
Test de første registreringene
Registrer eller test en kundeinnbetaling og leverandørbetaling mot de inngående postene. Kontroller at oppgjørene reduserer riktig saldo og at rapportene viser samme utgangspunkt. Lås ikke saken bare fordi importen gikk uten teknisk feil. Altinns veiledning om balansedokumentasjon beskriver behovet for underlag. Ved komplisert systembytte eller uavklarte historiske saldoer bør oppstarten gjennomgås før driften fortsetter med gamle feil.
Behold en datert bekreftelse på at gammel og ny oversikt ble sammenlignet. Den bør vise hvilket skjæringstidspunkt som ble brukt og hvilke avvik som gjensto. Hvis åpningsbalansen endres etter oppstart, må endringen også forklares i senere rapporter. Ikke bruk en generell differansekonto uten dokumentert årsak. Et lite beløp kan fortsatt vise at samme transaksjon ble tatt med på begge sider av overgangen.