Automatisere bilagsrutiner i små bedrifter

Automatiserte bilagsrutiner handler ikke om å slippe kontrollen. Det handler om å fjerne unødvendig tasting, samle dokumentasjon tidlig og la avvikene få mest oppmerksomhet.

Oversikt

Del av rutinen	Hva bør automatiseres	Hva bør kontrolleres
Mottak	E-post, EHF og opplasting	Riktig leverandør og dato
Tolkning	Beløp, MVA og konto	Uvanlige kostnader
Godkjenning	Varsel og arbeidsflyt	Ansvar og budsjett
Bokføring	Forslag til postering	Avvik fra rutine

Start med faste innganger

Små bedrifter får best effekt når alle bilag kommer inn samme vei. Bruk en fast e-postadresse, EHF for leverandører som støtter det, og en enkel opplastingsrutine for kvitteringer. Da slipper regnskapsfører å jakte dokumentasjon i flere kanaler.

Bruk regler med varsomhet

Regler for faste leverandører kan spare mye tid, men de bør være presise. Husleie, telefon og programvare kan ofte foreslås automatisk, mens reiser, representasjon og blandede innkjøp bør kontrolleres manuelt.

Når ReAI passer inn

ReAI er relevant når bedriften vil samle bilag, faktura og rapportering uten å bygge et stort økonomiteam. Kombinert med Aiak kan automatikken settes opp slik at regnskapsfører følger avvikene, ikke hvert eneste standardbilag.

Tegn på at rutinene bør forbedres

bilag sendes fortsatt som bilder i chat
samme leverandør bokføres ulikt fra måned til måned
MVA-feil oppdages først ved termin
daglig leder bruker tid på purring etter kvitteringer

Videre lesing

Vil dere vurdere hva som bør løses i systemet, og hva en regnskapsfører bør følge opp? Ta kontakt for en praktisk gjennomgang.