Automatisk purring med tydelige stoppunkter
Bruk automatisering til oppfølging uten å overse betaling, innsigelser og dokumentfeil.
Automatiske påminnelser kan spare tid, men bare når grunnlaget er oppdatert. Bestem hvilke saker som skal stoppes for manuell kontroll før en purring sendes. En faktura som står forfalt kan allerede være betalt eller være omtvistet.
Definer kriteriene før rutinen aktiveres
Kontroller forfallsdato, kundens kontaktopplysninger og restbeløp. Skill en vennlig betalingspåminnelse fra gebyrbelagt purring og inkassovarsel. Altinn beskriver egne vilkår for gebyr og varsling. Satsene må kontrolleres for det aktuelle tidspunktet; ikke kopier en gammel gebyrmal ukritisk.
Avtal hvordan kundens svar håndteres. Uenighet om leveransen bør ikke bare sendes videre til neste automatiske trinn. La en ansvarlig undersøke innsigelsen og dokumentere videre beslutning. Registrer også lovede betalingsavtaler, krediteringer og direkte innbetalinger som kan påvirke oppfølgingen.
| Før utsending | Stopp ved | Videre oppfølging |
|---|---|---|
| Saldo kontrollert | Nylig betaling | Koble oppgjøret |
| Dokument riktig | Feil kjøper eller beløp | Rett dokumentløpet |
| Krav avklart | Reell innsigelse | Undersøk saken |
Eksempel med en ukoblet betaling
En kunde har betalt 4 500 kroner, men uten forventet referanse. Pengene står i banken mens fakturaen fortsatt er åpen. Den planlagte purringen stoppes når beløpet undersøkes og kobles til fakturaen. Hvis rutinen bare ser på gammel reskontrostatus, ville kunden fått et uriktig krav om betaling.
En annen kunde har protestert på en fakturert tilleggstjeneste. Her er det ikke nok å vente på bankoppgjør. Avtalen og bestillingen må gjennomgås, og saken markeres slik at automatiske varsler ikke fortsetter uten vurdering.
Kontroller rutinen etter utsending
Se på returnerte meldinger, feil adresser og kundesvar. Avtal hvem som leser innboksen og hvem som kan stanse oppfølgingen. Behold historikk over hva som ble sendt og hvorfor. Automatisering må ikke bli en prosess der ingen ser avvikene. Gebyr, rente og eventuell inkasso følger egne regler, mens virksomhetens praktiske rutine må sikre at bare riktige, oppdaterte og passende saker går videre.
Ved aktivering av en ny purreplan bør dere kjøre en forhåndsvisning av utvalget med reelle feiltilfeller. Se etter nylige betalinger, ugyldige adresser og kunder med avtalt utsatt frist. La ansvarlig godkjenne utvalget før automatiseringen får virke uten samme manuelle kontroll. Dokumenter hvilke stoppunkter som gjelder, og gjennomgå dem når betalingskanal eller innkrevingsavtale endres. En plan som tidligere passet driften kan senere sende uriktige meldinger.