Avdelingsregnskap med sammenlignbare tall
Definer avdelinger og fordelingsgrunnlag før resultatene sammenlignes.
Avdelingsregnskap kan vise hvor virksomheten bruker penger og skaper inntekter. Bestem hva en avdeling betyr og hvordan felleskostnader behandles før du vurderer resultatet. En rapport med mange koder blir ikke nødvendigvis mer nyttig enn en enkel og forklart oversikt.
Gi dimensjonen et klart formål
Skill juridiske selskaper, avdelinger, prosjekter og lagersteder. En avdelingskode er intern styring og gjør ikke avdelingen til en egen avtalepart. Kundens kjøperidentitet og regnskapsdokumentene må fortsatt følge riktig foretak.
Avtal hvilke transaksjoner som føres direkte på en avdeling, og hvilke som trenger en fordelingsnøkkel. Bruk faktiske kostnadsdrivere der det er mulig. Behold forklaringen på felleskostnader, og unngå å endre metode bare for å vise ønsket lønnsomhet. Rapporteringen bør bruke samme perioder og behandling hos avdelingene som sammenlignes.
| Kostnad | Grunnlag | Kontroll |
|---|---|---|
| Direkte materiell | Faktisk bruk | Riktig avdeling |
| Felles tjeneste | Egnet fordelingsnøkkel | Begrunnet andel |
| Sentral administrasjon | Avklart rapportmodell | Lik praksis over tid |
Eksempel med to arbeidssteder
En bedrift har verksted A og B. Et materiellkjøp på 10 000 kroner brukes 70 prosent i A og 30 prosent i B etter dokumentert uttak. Fordelingen blir 7 000 og 3 000 kroner. En annen kostnad, felles husleie, kan trenge et annet grunnlag. Materiellprosenten bør ikke kopieres automatisk til lokalene.
Dersom A har høyere resultat fordi sentral administrasjon bare føres på B, blir sammenligningen misvisende. Vis derfor både valgt modell og hva som ligger utenfor avdelingsresultatet. Tallene skal hjelpe beslutninger, ikke skjule forutsetningene.
Kontroller sum og periode
Avdelingenes tall må kunne sammenholdes med virksomhetens samlede regnskap, med forklart rest eller sentral del. Altinns bilags- og periodiseringsveiledning gir rammer for grunnlaget. MVA-fordeling er et separat spørsmål og må ikke utledes mekanisk av avdelingskoden. Ved reorganisering beholdes oversikt over gamle og nye koder, slik at tidligere perioder kan sammenlignes på en forståelig måte. Test en rapport med reelle transaksjoner før ny dimensjon brukes i hele virksomheten.
Når en avdeling legges ned eller deles, lag en oversettelse mellom gamle og nye koder før rapporteringen endres. Historiske transaksjoner bør ikke ukritisk flyttes til dagens organisering uten forklaring. Velg om sammenligningen skal vise opprinnelig struktur eller en omarbeidet analyse, og gjør metoden synlig. Det gir ledelsen bedre grunnlag for å vurdere driftsendringer enn en rapport der kodeendring ser ut som vekst eller fall i resultat.