Avstemming av kundefordringer

Kundefordringer er penger bedriften har tjent, men ikke fått inn. Derfor må åpne poster avstemmes jevnlig, ikke bare når kontoen begynner å se trang ut.

Oversikt

Kontroll	Hva du ser etter	Tiltak
Åpne fakturaer	Forfall og alder	Purring eller dialog
Delbetaling	Restbeløp	Avklar med kunde
Kreditnota	Kobling mot faktura	Lukk riktig post
Feilbetaling	Beløp uten match	Korriger eller tilbakebetal

Ukentlig er ofte nok

For små bedrifter med mange fakturaer kan en ukentlig kundefordringsrutine gi stor effekt. Målet er å oppdage avvik før de blir gamle.

Knytt rutinen til salg

Selgere og prosjektledere bør få beskjed før en kunde blir et inkassoproblem. Ofte handler forsinkelsen om manglende referanse, feil mottaker eller en leveranse som kunden mener ikke er ferdig.

System og regnskapsfører sammen

ReAI kan gi oversikt over åpne poster og betalingsstatus. Aiak kan hjelpe med purrerutiner, tapsvurdering og rydding før årsoppgjør.

Gode nøkkeltall

andel forfalt over 30 dager
største åpne kunder
gjennomsnittlig betalingstid
kreditnotaer som andel av omsetning

Videre lesing

Vil dere vurdere hva som bør løses i systemet, og hva en regnskapsfører bør følge opp? Ta kontakt for en praktisk gjennomgang.

Praktisk sjekkliste for små bedrifter

Denne ressursen bør ses som en del av den løpende driften. For en liten bedrift betyr det bedre kontroll, færre overraskelser og tydeligere ansvar mellom daglig leder, ansatte, regnskapsfører og system.

Start med disse spørsmålene:

Hvilken beslutning eller rutine blir enklere når dette er avklart?
Hvem eier rutinen i hverdagen, og hvem kontrollerer at den faktisk blir fulgt?
Hvilke dokumenter, avtaler, rapporter eller bilag må være lette å finne senere?
Når bør du gjøre dette selv, og når bør regnskapsfører eller rådgiver kobles inn?

Vanlige feil

Den vanligste feilen er å vente til frist, avvik eller kontantmangel gjør problemet akutt. Da blir arbeidet mer manuelt, og bedriften mister muligheten til å bruke tallene som styringsinformasjon underveis.

En annen feil er å kjøpe system eller hjelp før behovet er tydelig formulert. Skriv ned hva som må bli enklere: faktura, bilag, bank, MVA, lønn, rapportering, avtaler, likviditet eller oppfølging. Da blir det lettere å velge riktig neste steg.

Når bør du ta grep?

Signal	Hva det kan bety
Du bruker mye tid på manuell kontroll	Rutinen bør forenkles eller automatiseres.
Tallene kommer for sent	Rapportering gir for lite verdi for ledelsen.
Ansvar er uklart	Bedriften trenger bedre rollefordeling og faste sjekkpunkter.
Feil gjentar seg	System, opplæring eller regnskapsoppfølging bør forbedres.