Avstem kundefordringer før du følger opp betaling
Kontroller åpne fakturaer mot betalinger og kreditnotaer. Regneeksemplet viser hvordan en delbetaling gir forskjell mellom kundeliste og hovedbok.
Finn svaret du trenger
Start med å finne ut hvilke krav som faktisk står åpne. En gammel faktura på en restliste kan være ubetalt, delbetalt, kreditert eller betalt uten riktig kobling. Det gir ulike neste handlinger. Ikke send en betalingspåminnelse før du vet hvilken situasjon kunden er i.
Sammenlign samme dato og samme avgrensning
Hent kundespesifikasjonen og hovedbokens konto for kundefordringer på samme dato. Hold valuta og eventuelle særskilte kundekonti tydelige. Listen over åpne fakturaer skal kunne forklare saldoen dere bruker i regnskapet.
Altinn beskriver dokumentasjon av balansen. For kundefordringene er et praktisk arbeidsgrunnlag fakturaer, kreditnotaer, betalingskoblinger og oversikten over uavklarte poster.
Eksempel med en manglende kobling
Tallene under er konstruert for å vise kontrollen. Kundelisten har tre krav:
| Krav | Opprinnelig beløp | Koblet betaling | Åpent på listen |
|---|---|---|---|
| Kunde A | 12 000 kr | 4 000 kr | 8 000 kr |
| Kunde B | 7 000 kr | 0 kr | 7 000 kr |
| Kunde C | 5 000 kr | 0 kr | 5 000 kr |
| Sum | 24 000 kr | 4 000 kr | 20 000 kr |
Hovedboken viser 17 000 kroner. Dere finner en innbetaling fra kunde B på 3 000 som allerede er bokført mot kundefordringer, men ikke koblet til fakturaen i kundelisten. Når koblingen er rettet, blir kunde Bs åpne beløp 4 000. Listen viser da 8 000 + 4 000 + 5 000 = 17 000.
Ikke bokfør en ny innbetaling på 3 000 for å reparere koblingen. Da kan regnskapet få betalingen to ganger. Finn først ut om problemet er selve føringen eller koblingen mellom en eksisterende post og fakturaen.
Undersøk avvik etter type
| Avvik | Kontrollen før du gjør noe |
|---|---|
| Delbetaling | Er bare deler av kravet gjort opp? |
| Samlebetaling | Gjelder ett bankbeløp flere fakturaer? |
| Kreditnota | Er den knyttet til riktig opprinnelig krav? |
| Betaling uten referanse | Kan kunden eller betalingsgrunnlaget identifisere fakturaen? |
| Feil kunde | Er betalingen koblet til et annet selskap med lignende navn? |
| Post i hovedbok uten kundespesifikasjon | Er riktig kunde og dokumentkobling bevart? |
En kreditnota er ikke en betaling. Den endrer kravet, mens en innbetaling gjør opp hele eller deler av det. Se også Bankavstemming med eksempel for kontrollen mot bankbevegelsene.
Lag en restliste som noen kan arbeide videre med
En god restliste viser kunde, dokument, åpent beløp, status, siste avklaring og ansvarlig. Skill «venter på betaling» fra «kunden bestrider leveransen» og «innbetaling må identifiseres». En uklar status gjør det lett å sende samme spørsmål flere ganger eller overse et reelt utestående beløp.
Alder på en post er et signal om hva dere bør undersøke, ikke dokumentasjon for at den automatisk skal slettes eller tapsføres. Ta vare på hendelsene som forklarer hva som er gjort med kravet.
Bruk riktig tall i betalingsplanen
Åpne fakturaer er et utgangspunkt, men ikke alle betales på ønsket dato. Legg forventet betalingsdato og usikkerhet inn i Budsjett for små bedrifter. Avklar store eller omtvistede poster separat i stedet for å fylle budsjettet med hele kundesaldoen som neste ukes innbetaling.
ReAI er ett alternativ for å samle faktura og betalingsoppfølging. Prøv både en delbetaling og en samlebetaling når dere vurderer Velg bankintegrasjon.