Balanserapport: kontroller eiendeler, gjeld og egenkapital
En balansepost skal kunne forklares med dokumentasjon på samme dato som rapporten.
En balanserapport viser virksomhetens eiendeler, gjeld og egenkapital på en bestemt dato. Den er ikke bare en liste over historiske registreringer. Hver vesentlig post må kunne forklares med et grunnlag som gjelder på rapportdatoen.
Velg en dato og behold den gjennom kontrollen
Hvis rapporten gjelder 30. september, må bankgrunnlag, åpne fakturaer og lånesaldoer sammenlignes på den datoen. En betaling 2. oktober kan forklare at en fordring senere er gjort opp, men den kan ikke uten videre fjernes fra septemberbalansen.
Tenk deg en bedrift med bank på 80 000 kroner, kundefordringer på 120 000 og utstyr med bokført verdi 100 000. Eiendelene er 300 000 kroner. Gjeld på 190 000 gir egenkapital på 110 000. Dette er en regnemodell, ikke en verdivurdering av et faktisk selskap. Markedsverdien av utstyret og muligheten for å få inn kundekravene kan være annerledes enn bokførte tall.
| Post | Grunnlag å sammenligne | Avvik som bør forklares |
|---|---|---|
| Bank | Kontoutskrift på rapportdatoen | Uregistrerte bevegelser |
| Kundefordringer | Åpne fakturaer og kreditnotaer | Gamle eller bestridte krav |
| Leverandørgjeld | Åpne leverandørposter | Kreditsaldo eller dobbeltbetaling |
| Lån | Långivers oversikt | Renter og avdrag blandet sammen |
Lag et avstemmingsspor
Noter bokført saldo, dokumentert saldo, forskjell og forklaring. Legg ved dokumentet som støtter kontrollen. Når saldoen ikke stemmer, registrer hvem som undersøker saken og når den skal følges opp. En forklaring som bare sier «gammelt avvik» blir ikke bedre av å stå uendret flere måneder.
For kundefordringer er en fakturaliste et startpunkt. Gå videre til betalingen, kreditnotaen og eventuell vurdering av tap. For driftsmidler trengs oversikt over anskaffelser, avskrivninger og avgang. En gammel anskaffelsespris alene dokumenterer ikke dagens bokførte verdi.
Se på sammenhengen med resultatet
Resultatregnskapet viser utviklingen gjennom perioden. Balansen viser hva som står igjen på datoen. Forskudd, opptjente kostnader og ubetalte fakturaer gjør at resultat og kontantbeholdning kan bevege seg ulikt.
Fordel kontrollen etter hvilke poster som kan påvirke beslutningen mest. Et stort gammelt kundekrav kan kreve mer undersøkelse enn en liten, dokumentert bankdifferanse. Behold likevel begge i avvikslisten, og ikke slett en åpen sak bare fordi oppfølgingen av den største posten tar mer tid.
Når en ledelsesrapport bygger på balansen, opplys hvilke poster som fortsatt er foreløpige. Ikke tolke positiv egenkapital som en garanti for betalingsevne. Det kan være få kontanter og store usikre krav samtidig. Ved konkret usikkerhet om verdsettelse, kapital eller fortsatt drift må vurderingen løftes til ansvarlige personer med riktig grunnlag.
Altinn forklarer dokumentasjon av balansen og avstemminger. Bruk også en dokumentert rutine for rapportering til ledelsen.