Bankavstemming som forklarer forskjellen
Avstem samme bankkonto og dato. Eksemplet viser hvordan betaling, gebyr og renter forklarer en forskjell uten å føre kostnaden to ganger.
Finn svaret du trenger
Bankavstemming skal forklare hvorfor bankens saldo og bokført bank eventuelt er forskjellige. Målet er ikke å få to tall til å se like ut med en tilfeldig justering. Hver retting skal svare på en faktisk hendelse og bevare sporene til underlaget.
Bruk én konto, én dato og en kjent startsaldo
Hent kontoutskrift eller etterprøvbar transaksjonsoversikt fra banken og bankspesifikasjonen fra regnskapet for samme periode. Kontroller kontonummer og valuta. Start ved sist avstemte saldo, slik at et gammelt avvik ikke forveksles med månedens bevegelser.
En samlet saldo for flere kontoer kan skjule at en intern overføring bare er registrert på én side. Avstem kontoene hver for seg før dere summerer dem. Opprettede eller reserverte betalinger må også skilles fra det som faktisk er gjennomført på den aktuelle datoen.
Eksempel på en forskjell på 4 450 kroner
I dette konstruerte eksemplet viser regnskapets bankkonto 48 000 kroner, mens kontoutskriften viser 43 550. Dere finner tre dokumenterte bankposter som ennå ikke er behandlet i regnskapets bankspesifikasjon:
| Post | Virkning på bokført bank | Etter behandlingen |
|---|---|---|
| Utgangspunkt | 48 000 kr | |
| Betaling av en allerede bokført leverandørfaktura | −4 500 kr | 43 500 kr |
| Bankgebyr | −250 kr | 43 250 kr |
| Renteinnbetaling | +300 kr | 43 550 kr |
48 000 − 4 500 − 250 + 300 = 43 550 kroner. Leverandørfakturaen var allerede registrert som kjøp. Oppgaven er å registrere oppgjøret mot den, ikke å føre samme kostnad en gang til. Gebyret og renten trenger sin egen dokumentasjon og behandling.
Finn typen feil før du retter
| Det du ser | Undersøk først |
|---|---|
| Bankpost uten regnskapspost | Er dokumentet ikke bokført, eller er bare betalingen ukoblet? |
| Regnskapspost uten bankpost | Er dato, betalingsstatus eller konto forskjellig? |
| Samme bankpost to ganger | Er det dobbel import eller to reelle transaksjoner? |
| Uventet beløp | Er det delbetaling, gebyr, valuta eller feil faktura? |
| Samme saldo, men uklare poster | Kan to feil ha utlignet hverandre? |
Dobbel import og dobbeltbetaling er forskjellige hendelser. Bankens referanse og tidspunkt kan hjelpe med å skille dem. En betaling fra en kunde kan dessuten dekke flere fakturaer. Avstem kundefordringene viser hvordan kundespesifikasjonen kontrolleres etter at bankposten er identifisert.
Automatiske treff trenger et kontrollspor
En integrasjon kan hente transaksjoner eller foreslå koblinger. Den viser ikke nødvendigvis at et kjøp gjelder virksomheten, at MVA-behandlingen er riktig eller at alle dokumentene er med. Velg bankintegrasjon gir en test for både ordinære betalinger og avvik.
Spør om det er mulig å gå fra treffet til faktura, bankpost og dokumentasjon. Kontroller også perioden som faktisk er oppdatert. En ryddig liste fra forrige uke blir ikke dagens avstemming av at skjermen mangler en feilmelding.
Avslutt med en restliste, ikke en skjult differanse
Bevar dato, konto, grunnlag og hvem som har gjennomgått avstemmingen. List eventuelle uavklarte poster med beløp, forklaring, ansvarlig og neste handling. Et uforklart avvik blir ikke borte fordi det flyttes til en generell kostnadskonto.
Altinn om dokumentasjon av balansen beskriver hvorfor saldoene skal kunne underbygges. Det gjør avstemmingen til et grunnlag for årsavslutning og løpende beslutninger, fremfor en isolert kontrolløvelse.
Bruk den avstemte saldoen videre
Den avstemte banken er startpunktet i Budsjett for små bedrifter. Kundekrav og planlagte betalinger må fortsatt legges til med riktige datoer. Hvis et avvik kan endre hvilke regninger dere klarer å betale, bør det få en konkret oppfølgingsdato før nye betalinger planlegges.
Trenger dere hjelp til å rydde eller gjennomgå avvikene, tilbyr Aiak regnskapstjenester. ReAI kan vurderes som system for å samle regnskapsflyten. Avklar først om behovet er et verktøy, opprydding i eksisterende tall eller en tydeligere arbeidsdeling.