Betale leverandørfaktura med kontroll
Kontroller kjøp, godkjenning og mottaker før betalingen sendes.
En leverandørfaktura bør passere flere kontroller før betaling. Bekreft at kjøpet gjelder virksomheten, at kravet er riktig og at pengene sendes til rett mottaker. En bokført faktura og en godkjent bankordre er ikke samme status.
Kontroller før betalingsforslaget
Sammenlign fakturaen med bestilling og leveranse. Undersøk pris, mengde, tillegg og eventuelle kreditnotaer. Hvis kjøperidentiteten er feil, be leverandøren avklare dokumentene. Et hastekrav i e-post bør ikke gjøre denne kontrollen overflødig.
Se etter dobbeltregistrering og tidligere betaling. Leverandøren kan ha sendt både EHF og PDF av samme faktura. Kontrollér dokumentnummer, dato og beløp sammen. Lik pris alene kan også gjelde to reelle kjøp, så et beløpstreff er et signal til undersøkelse, ikke automatisk avvisning.
| Kontroll | Underlag | Neste trinn |
|---|---|---|
| Riktig kjøp | Bestilling og mottak | Godkjenn innhold |
| Riktig oppgjør | Faktura og kreditnota | Bestem betalingsbeløp |
| Riktig mottaker | Verifiserte leverandøropplysninger | Godkjenn bankordre |
Eksempel med en korrigert leveranse
Fakturaen er 18 000 kroner, men manglende varer gir en avtalt kreditnota på 3 000 kroner. Bedriften undersøker dokumentene før den betaler 15 000 kroner. Betalingen og kreditnotaen kobles til originalen. Uten denne sammenhengen kunne reskontroen fortsatt vist en restsaldo eller betalingsforslaget kunnet sende for mye.
Ved endret kontonummer bør opplysningen bekreftes gjennom en kjent kontaktkanal, særlig hvis endringen bare kommer i en uventet melding. Hold hvem som endrer leverandørdata og hvem som godkjenner store betalinger tydelig i rutinen. Det er en praktisk kontroll mot feil og svindel.
Bekreft gjennomført betaling
En ordre kan bli avvist eller stå til ny godkjenning. Kontroller bankens bekreftelse og følg opp avvik. Registrer ikke fakturaen som endelig betalt bare fordi den ligger i betalingslisten. Altinns bilagskrav gir rammer for dokumentasjonen, mens betalingsrutinen må vise hvem som godkjente og hvordan oppgjøret ble koblet. Avtal stedfortreder ved ferie, slik at én person ikke er eneste kanal mellom dokumentkontroll og bank.
Hvis virksomheten bruker samlebetaling, behold spesifikasjonen som viser fakturaene i ordren. En bankpost med én totalsum gjør ikke hver leverandørfaktura synlig. Kontroller at kreditnotaer og delbetalinger er håndtert før summen sendes. Ved manuell betaling bør registreringsrutinen også vise at oppgjøret faktisk er utført, slik at et senere automatisk betalingsforslag ikke tar med samme faktura igjen. Den praktiske kontrollen må fungere uansett hvilken kanal betalingen bruker.