Betalingslenke og fakturaoppgjør
En betalingslenke kan hjelpe kunden å betale, men fakturaen og oppgjøret må fortsatt kunne spores.
En betalingslenke kan hjelpe kunden å betale, men fakturaen og oppgjøret må fortsatt kunne spores. Knytt lenken til riktig krav og kontroller mottatt betaling, slik at et klikk eller en betalingsreservasjon ikke blir behandlet som ferdig oppgjør.
Kontroller før lenken sendes
Bekreft kunde, beløp, valuta, fakturareferanse og betalingsmottaker. En lenke til feil faktura kan være teknisk fungerende og likevel gi feil saldo. Bruk en trygg, avtalt kanal og tydelig forklaring, spesielt hvis kunden også har fått ordinær bankinformasjon.
| Kontroll | Hva undersøkes? | Hvorfor? |
|---|---|---|
| Krav | Faktura og åpent beløp | Ingen dobbeltbetaling |
| Lenke | Mottaker og referanse | Riktig betalingsmål |
| Status | Reservert, betalt eller avvist | Ikke forveksle hendelsene |
| Oppgjør | Leverandørrapport og bank | Gebyr og dato forklart |
Et eksempel på to betalingsmåter
Kunden får faktura på 5 000 kroner og betaler i banken. Senere åpner kunden betalingslenken som fortsatt ser aktiv ut. Dersom også denne betalingen går gjennom, har bedriften fått for mye. Fakturaen skal ikke bare merkes betalt to ganger uten at tilgodebeløpet håndteres.
En god kontroll oppdaterer status og følger eventuell overbetaling med dokumentert tilbakebetaling eller annen avtalt løsning. Hvis betalingsleverandøren trekker gebyr, må salget og kostnaden skilles fra netto bankbeløp. Ikke redusér kundens fakturabeløp bare fordi bedriften får mindre inn på konto.
Følg avvik og sikkerhet
Undersøk betaling som er avvist eller holdt tilbake. En kunde kan ha forsøkt å betale uten at pengene er kommet. Bevar status og relevant referanse fremfor å be kunden sende hele kortinformasjonen. Fullstendige kortdata eller sikkerhetskoder skal ikke være vanlig regnskapsunderlag.
Ved kreditering eller retur må betalingslenkens status og refundert beløp ses sammen med salgsdokumentene. Systemfunksjoner og leverandørvilkår varierer; artikkelen lover ingen bestemt automatikk eller sikkerhetsgaranti. Betalingslenken er en kanal, mens fakturaen, faktisk oppgjør og korrekt dokumentasjon avgjør regnskapskontrollen. Test både vanlig betaling og avbrutt forsøk før rutinen brukes bredt.
Noter hvilken betalingsleverandør som eier statusinformasjonen dersom flere kanaler brukes. En intern markering som sendt skal ikke være grunnlag for å lukke kravet. Ved et avbrutt forsøk bør kunden få en forståelig beskjed, mens virksomheten kontrollerer om reservasjonen senere ble oppgjort eller frigitt.
Kilder og neste kontroll
Altinn om faktura og kreditnota.
Altinn om dokumentasjon av balansen.
Les også kunden har betalt for mye.
Les også kortoppgjør med fratrukket provisjon.