Slik vurderer du systembytte fra Briox
Praktisk grunnlag, eksempler og kontrollpunkter for slik vurderer du systembytte fra Briox.
Et bytte fra Briox til et annet regnskapssystem bør begrunnes med konkrete oppgaver og dokumentert behov. Beskriv hva som må bli bedre før du sammenligner produkter. Denne veiviseren vurderer bytteprosessen og anbefaler ingen bestemt leverandør eller pris.
Kartlegg dagens arbeid
Noter hvem som fakturerer, registrerer bilag, følger banken og leverer rapporter. Finn hvilke problemer som skyldes system, ufullstendig grunnlag eller uklar rutine. Et nytt produkt løser ikke automatisk manglende kvitteringer eller uløste kundekrav. Samle også avtalevilkår, eksportmulighet og tilgang til historiske dokumenter.
| Behov | Test i en vurdert løsning | Bevis å ta vare på |
|---|---|---|
| Faktura og oppgjør | Korreksjon og delbetaling | Dokumentløp og kundesaldo |
| Bilag og bank | En reell avstemming | Sporbar sammenheng |
| Avslutning | Eksport av tall og vedlegg | Dokumentene kan åpnes og kontrolleres |
Eksempel på en realistisk prøve
Bedriften har en faktura på 10 000 kroner der kunden har betalt 6 000, og en kreditnota på 1 000 som er avklart. Før systembytte trenger den et etterprøvbart åpent beløp på 3 000 og tilhørende dokumenter. En prøveimport av bare kunderegisteret viser ikke om saldo og dokumenthistorikk blir riktig.
Test derfor et lite representativt sett med faktura, betaling, kreditnota og leverandørbilag. Bekreft at rapportene etter import stemmer med avklart utgangspunkt. Eksemplet beskriver en kontroll, ikke hvilke eksport- eller importfunksjoner Briox eller andre leverandører tilbyr nå.
Avtal skjæringsdato og ansvar
Bestem hvem som avslutter gammel periode, etablerer åpning og håndterer betalinger som kommer under byttet. Kontroller oppbevaringskrav før gammel tilgang stenges. Be om skriftlig bekreftelse på funksjoner og kostnader som er avgjørende, i stedet for å anta at en demonstrasjon dekker alle behov. Altinn beskriver krav til regnskapsrutiner og dokumentoppbevaring. Denne veiviseren fastslår ikke at et systembytte er nødvendig eller at en bestemt løsning oppfyller alle plikter; vurderingen må bygge på virksomhetens egne forhold og dokumentert prøving.
Beregn også overgangen som en arbeidsoppgave. Tid til eksport, import, avstemming og opplæring bør være med når alternativer sammenlignes. Avklar hvem som betaler for historisk tilgang og når den kan avsluttes. Et tilsynelatende rimelig abonnement kan gi et dårlig bytte hvis kritiske dokumenter eller nødvendige kontroller først oppdages etter at gammel avtale er stengt.