Fra regneark til regnskapssystem
Et regneark kan inneholde fakturaoversikt og beregninger, men overgangen til et regnskapssystem trenger dokumentert åpningsgrunnlag.
Et regneark kan inneholde fakturaoversikt og beregninger, men overgangen til et regnskapssystem trenger dokumentert åpningsgrunnlag. Kartlegg hva arket faktisk representerer, før tallene importeres som om de var et ferdig regnskap.
Skill dataene
Noen ark viser innbetalinger, andre salg eller kostnad. Finn organisasjon, periode, bilagsreferanser og hvilke tall som allerede er rapportert. Bankbevegelser er ikke automatisk det samme som inntekter og utgifter. Saldoer og åpne poster må kunne forklares.
| Datatype | Kontroll | Før overføring |
|---|---|---|
| Fakturaliste | Dokument og oppgjør | Skill betalt og åpent |
| Kostnader | Bilag og kjøper | Fjern uavklarte dobbeltposter |
| Bankoversikt | Konto og avslutningsdato | Avstem mot faktisk grunnlag |
| Beregninger | Formel og antakelse | Ikke importer som fakta uten vurdering |
Et eksempel på dobbelttelling
Arket har en faktura på 10 000 kroner og en innbetaling på samme beløp. Hvis begge importeres som inntekt, dobles salget. Faktura og betaling er ulike hendelser som må kobles. Det samme gjelder kreditnotaer og returer.
Anta at arket også viser 15 000 kroner i ubetalte fakturaer. Hver post må ha dokument, kunde og riktig saldo ved overgangsdatoen. En samlet sum er vanskeligere å følge opp. Hvis tidligere regnskap finnes, må ny åpning kontrolleres mot dette og relevante avstemminger.
Test et lite utvalg
Ta en vanlig faktura, en delbetaling, en kreditnota og et kostnadsbilag gjennom overføringen. Kontroller at dokumenter er tilgjengelige og at totalene stemmer. Bevar originalarket som nødvendig dokumentasjon med lesbarhet og formelgrunnlag; ikke overskriv det med en oppryddet versjon uten historikk.
En ny programvare retter ikke automatisk gammel bokføring. Manglende perioder, skatt og MVA må avklares særskilt. Skill systemoppsett fra faglig behandling av ufullstendig regnskap. Avtal hvem som godkjenner åpningen og når det gamle arbeidsløpet avsluttes. Vurder systembehov og gjeldende vilkår med en konkret test. Valget bør følge dokumentasjon, funksjonsbehov og virksomhetens faktiske rutiner.
Merk overgangen med én bestemt dato og avklar hvilke hendelser som hører til før og etter. Dersom regnearket fortsatt brukes til hjelpeberegninger, må det være tydelig hva som er autoritativ bokføring. To parallelle oversikter uten definert rolle kan ellers gi ulike saldoer og ny dobbelttelling.
Kilder og neste kontroll
Altinn om dokumentasjon av balansen.
Les også teste om bilagsarkivet virker.
Les også sikre bilag før systemavtalen avsluttes.