Digitalt fakturamottak med kontrollert innboks
Samle dokumenter uten å miste duplikater, forklaringer og godkjenning.
En felles digital innboks kan gjøre leverandørfakturaer lettere å finne, men dokumentene må fortsatt kontrolleres. Skill mottatt, kontrollert, godkjent og betalt. Et lesbart dokument er ikke automatisk et riktig kjøp eller et godkjent betalingskrav.
Samle kanalene med én ansvarlig rutine
Kartlegg EHF, e-post, kundeportaler og papir. Avtal hvem som overvåker kanalene og hvordan dokumenter fra personlige kontoer hentes inn. Samme faktura kan komme som både elektronisk dokument og PDF. Kontroller dokumentnummer, leverandør og beløp før en ekstra fil blir registrert som et nytt kjøp.
Les avtalepart, varetekst, dato og avgift. Feil i avlesning eller automatisk forslag må rettes på et dokumentert grunnlag. Ikke rediger leverandørens original for å få den til å passe. Manglende avtalevedlegg eller feil kjøper må avklares med bestiller eller leverandør.
| Status | Hva den bekrefter | Hva som gjenstår |
|---|---|---|
| Mottatt | Dokumentet er kommet | Innholdskontroll |
| Kontrollert | Grunnlaget er undersøkt | Nødvendig godkjenning |
| Godkjent | Betalingskravet er avklart | Gjennomført oppgjør |
Eksempel med to kanaler
En leverandør sender en faktura på 8 000 kroner via EHF og e-post. Innboksen mottar to dokumenter med samme nummer. Kontrolløren knytter dem til én kjøpshendelse og beholder eventuell nyttig forklaring fra e-posten. Det skal ikke bli to åpne leverandørposter eller to betalingsordrer.
En annen faktura sier bare «etter avtale». Den sendes til bestilleren for avtalegrunnlag før behandling. Det er ikke nok å la et automatisk kontoforslag fylle ut manglende forklaring. En dokumentert sak skal være forståelig uten at innboksansvarlig husker den.
Følg opp leverandørene
Oppdater fakturamottak når ansvar skifter, og undersøk dokumenter som stopper i portaler. Lag en avviksliste før rapportering. Altinn beskriver krav til korrekt og fullstendig dokumentasjon og videre oppbevaring. Systemstøtte for mottak er derfor bare en del av kontrollen. Test normalsending, duplikat, feil avlesning og manglende vedlegg med aktuelle kanaler. Behold en rutine for fravær, slik at en full innboks ikke blir stående uten eier frem til neste frist.
Kontroller ved ansvarsskifte hvilke portaler og e-postadresser som fortsatt brukes av leverandørene. En felles innboks hjelper lite hvis halvparten av dokumentene sendes til en medarbeider som har sluttet. Oppdater kanalene hos selgerne og test mottak med en faktisk faktura. Behold en rutine for dokumenter som allerede er sendt til gammel adresse, slik at et skifte ikke skaper et usynlig hull akkurat når regnskapet skal rapporteres.