Elektronisk faktura til privatkunde
Kontroller kundeidentitet, leveringskanal og status før elektronisk fakturering tas i bruk.
Elektronisk fakturering til privatkunder trenger både riktig salgsdokument og en fungerende leveringskanal. Avklar hva tjenesten faktisk sender, hvordan mottakeren identifiseres og hvordan feil varsles. En sendt melding i systemet betyr ikke nødvendigvis at kunden har sett eller betalt fakturaen.
Skill format, levering og betaling
EHF, e-post med PDF og eFaktura er ulike kanaler og må ikke brukes som synonymer. Kontroller avtalevilkårene hos den aktuelle formidleren før oppsettet velges. Dokumentkravene til faktura gjelder fortsatt, også når leveringen skjer i kundens bank eller en annen digital flate.
Registrer bare nødvendige kundeopplysninger og ha et relevant grunnlag for behandlingen. Datatilsynets personvernprinsipper gjelder også når opplysninger brukes til fakturalevering. Unngå at identifikasjonsdata ligger i et fritt kommentarfelt som mange ansatte har tilgang til.
| Kontroll | Spørsmål | Rutine |
|---|---|---|
| Mottaker | Riktig kunde og avtale? | Bekreft før sending |
| Levering | Akseptert eller avvist? | Følg kanalstatus |
| Betaling | Faktura gjort opp? | Avstem separat |
Eksempel med en avvist sending
En bedrift sender en faktura på 2 800 kroner gjennom en elektronisk kanal. Sendingen avvises fordi mottakeropplysningene er utilstrekkelige. Bedriften avklarer kunden og leveringen fremfor å registrere fakturaen som mottatt. Dersom den sendes på nytt i en annen kanal, brukes samme krav slik at kunden ikke får to betalingsforpliktelser.
Når betalingen kommer, kobles den til fakturaen og ikke til leveringsmeldingen alene. En kunde kan ha mottatt dokumentet, men betale med en annen referanse. Leveringskontroll og bankavstemming er derfor to oppgaver.
Test feiltilfellene før oppstart
Prøv en normal sending, en avvisning, en korrigering og en kreditnota med tjenestens dokumenterte testmuligheter. Avklar hvem som følger returnerte meldinger og hvilken alternativ kanal som kan brukes. Altinns fakturaveiledning beskriver salgsdokumentasjon, mens leveringsvilkår må undersøkes hos formidleren. Denne veiviseren lover ikke at alle privatkunder kan nås gjennom samme oppsett. Velg rutinen etter faktiske kundetyper, dokumentbehov og verifisert støtte i løsningen.
Ved kanalbytte bør kunden få én tydelig forklaring på hvilken faktura som fortsatt gjelder. Et nytt dokumentnummer kan ellers se ut som et nytt kjøp. Behold status for original sending og notat om den alternative leveringen. Kontroller også hvordan kreditnota blir presentert i samme kanal, slik at kunden ikke betaler en faktura som virksomheten allerede har redusert. Fakturalevering bør ha en ansvarlig som kan følge hele saken ved avvisning.