Elektronisk kjørebok: dokumenter turene før godtgjørelsen
En distanse er ikke nok alene: dokumenter turens formål og kontroller riktig behandling.
En elektronisk kjørebok kan samle kjøredata, men løser ikke vurderingen av hva turen gjelder. Yrkesreise, arbeidsreise og privat kjøring kan behandles forskjellig. Den som godkjenner kilometergodtgjørelse trenger derfor både en turregistrering og et forklarlig formål.
Skill kjøredata fra vurderingen
Kontroller start og stopp, dato, distanse og hva som ble gjort på reisen. En automatisk registrert strekning kan vise hvor bilen kjørte. Den forteller ikke nødvendigvis hvorfor reisen var nødvendig for arbeidet, eller om en del av ruten var privat.
En medarbeider har tre registrerte turer på 42, 18 og 35 kilometer. Før utbetaling undersøkes formålet. Turen på 18 kilometer var et privat ærend og holdes utenfor yrkesgrunnlaget. De andre turene gir 77 kilometer som må vurderes mot riktig reisekategori og dokumentasjon. Eksemplet fastsetter ingen godtgjørelsessats og avgjør ikke skattebehandlingen.
| Opplysning | Kontrollspørsmål | Praktisk oppfølging |
|---|---|---|
| Turens formål | Hvilket oppdrag gjaldt reisen? | Koble til kunde eller aktivitet |
| Rute og distanse | Forklares hele strekningen? | Dokumenter eventuelle avvik |
| Privat del | Inngikk et privat stopp? | Skill eller forklar delen |
| Godkjenning | Hvem kontrollerer grunnlaget? | Behold godkjenningssporet |
Undersøk hva løsningen faktisk dokumenterer
Skatteetatens veiledning beskriver krav til GPS-basert elektronisk kjørebok. Undersøk om registreringene og avvikene oppfyller relevante krav, fremfor å anta at enhver app med en kartvisning er tilstrekkelig. En manuelt skrevet timeliste og en GPS-basert kjørebok er heller ikke automatisk samme type dokumentasjon.
Avtal hvordan manglende registreringer eller driftsstans håndteres. Ikke finn på en distanse for å få totalsummen til å stemme. Be om underlag og skriv ned hva som fortsatt er uavklart før utbetalingen godkjennes.
Beregn med riktig sats og riktig periode
Når reisetype og grunnlag er avklart, brukes satsen og avtalen som gjelder for utbetalingen. Skattefri sats og det beløpet arbeidsgiveren har avtalt å betale kan være ulike størrelser. Ikke kopier et eldre års satser uten å kontrollere gjeldende veiledning. Eventuelle tillegg og skattepliktig del må også vurderes.
Be medarbeideren kontrollere turene mens arbeidsuken fortsatt er fersk. En oppdragsreferanse som virker selvforklarende i dag, kan være vanskelig å forstå etter flere måneder. Legg derfor til et kort formål ved registreringen, og la kontrolløren etterspørre manglende forklaringer før grunnlaget sendes videre til utbetaling.
Begrens tilgangen til detaljerte kjøredata. En leder som trenger kostnadsoversikt har ikke nødvendigvis behov for alle posisjonene fra hver tur. Avklar formål, roller og oppbevaring som del av rutinen.
Les Skatteetatens forklaring av elektronisk kjørebok og bilgodtgjørelse for yrkeskjøring. For samlet kostnadsoppfølging kan rapportering til ledelsen være neste steg.