Forfalte kundefakturaer med prioritert oppfølging
En liste over forfalte fakturaer viser hvilke krav som trenger oppfølging, men årsakene kan være forskjellige.
En liste over forfalte fakturaer viser hvilke krav som trenger oppfølging, men årsakene kan være forskjellige. Skill glemt betaling, avklart delbetaling og reell tvist, før du sender samme tiltak til alle kunder.
Kontroller kravet først
Bekreft kunde, faktura, forfall, mottak og oppgjør. Undersøk kreditnota, betaling som ikke er koblet, og eventuelle avtaler om ny frist. Et gammelt åpent dokument kan allerede være betalt, og en feil purring skaper unødvendig arbeid og dårlig kundedialog.
| Årsak | Underlag | Neste handling |
|---|---|---|
| Ingen kjent grunn | Faktura og kontakt | Avklare mottak og betalingsplan |
| Delvis betalt | Bankreferanse og rest | Følge avtalt saldo |
| Bestridt levering | Bestilling og korrespondanse | Håndtere tvisten konkret |
| Ukjent betaling | Kontogrunnlag | Koble før nye krav |
Eksempel med tre åpne poster
Bedriften har tre fakturaer på 10 000 kroner hver. Den første er betalt, men uten kobling. Den andre har 6 000 i delbetaling. Den tredje bestrides. Totalen i en rå liste er 30 000, men reell ubetalt saldo etter kobling er 14 000, med forskjellige oppfølgingsbehov.
Prioriter dokumentert rest og avklar tvisten. Ikke bruk samme standardtekst som om alle tre bare har glemt forfall. Eventuelle gebyrer, renter og inkassoskritt må følge gjeldende regler og riktige vilkår.
Ha en eier av hver sak
Noter siste kontakt, avtalt dato og neste handling. Oppdater listen ved faktisk oppgjør eller dokumentert endring. Et løfte om betaling er ikke det samme som penger på konto, men kan være viktig i den praktiske planen.
Ved varige betalingsproblemer eller konkurs kan taps- og avgiftsvurderinger bli aktuelle. Dette skal ikke forveksles med rabatt eller ettergivelse som del av en kundeløsning. Artikkelen gir ingen generell inkassooppskrift eller garanti for betaling. Bruk relevant faglig hjelp ved tvist eller rettslig inndriving. Listen skal gjøre kravene forståelige og oppfølgingen forholdsmessig, slik at både egen likviditet og korrekt behandling av kunden ivaretas.
Kontroller også om fakturaen er sendt til riktig adresse eller kanal. En teknisk sendt-status gir ikke alltid trygg informasjon om at dokumentet nådde kunden. Ved endring av kontaktperson må neste leveranse oppdateres uten å omskrive den gamle fakturaen. Bevar avklaring av både mottak og restsaldo.
Kilder og neste kontroll
Altinn om faktura og kreditnota.
Les også gammelt krav uten betalingsoppfølging.
Les også når kunden bestrider leveransen.