Overlevere et krav til inkasso
Avklar dokumentasjon, innsigelser og oppgjør før et krav overføres til innkreving.
Når en ubetalt faktura skal følges opp av et inkassoforetak, må saken være dokumentert og oppdatert. Ikke overfør et gammelt restbeløp uten å undersøke innsigelser, kreditnotaer og nylige betalinger. En teknisk integrasjon gjør ikke et omtvistet krav ubestridt.
Gjør kravsmappen komplett
Samle avtale, leveranse, faktura, betalingsfrist og kommunikasjon med kunden. Noter om en del er betalt eller om kunden har protestert. En betalingsforsinkelse og uenighet om leveransen krever ulik oppfølging. Altinn beskriver at reelt omtvistede krav som hovedregel ikke kan drives inn ved ordinær inkasso; grunnløse innsigelser må vurderes konkret.
Avklar arbeidsdelingen med inkassoforetaket. Hvem sender varsel, hvem følger kundesvar og hvem registrerer direkte betalinger som fortsatt kommer til virksomheten? Vilkår, gebyrer og tilgang til dokumenter bør være forståelige før overføringen. Denne veiviseren anbefaler ingen bestemt innkrever eller integrasjon.
| Før overføring | Kontroll | Etter overføring |
|---|---|---|
| Riktig restkrav | Faktura minus oppgjør | Oppdater ved ny betaling |
| Ingen oversett innsigelse | Kundedialog | Videreformidle nye svar |
| Dokumentasjon finnes | Avtale og levering | Bevar sikker tilgang |
Eksempel med betaling samme dag
En faktura på 9 000 kroner er foreslått overført. Kunden betaler 4 000 kroner direkte til virksomheten samme morgen. Før overføring kontrolleres banken og det dokumenterte restkravet på 5 000 kroner. Hvis overføringen allerede har skjedd, må inkassoforetaket få beskjed slik at hele beløpet ikke fortsatt kreves.
Eksemplet forutsetter at kravet er gyldig og ikke omtvistet. Hvis kunden mener deler av leveransen mangler, må innsigelsen undersøkes før vanlig videre inndrivelse. En intern status som sier forfalt gir ikke svaret på dette.
Følg saken helt tilbake til regnskapet
Avstem oppgjør, kostnader og eventuell restsaldo. Skill innbetalt hovedstol fra gebyrer og andre komponenter etter oppgjørsdokumentene. Noter hvem som kan stanse eller endre oppfølgingen ved et avvik. Unngå parallelle purringer fra virksomheten etter at inkassoforetaket har overtatt samme oppgave. En god overlevering beskytter både dokumentasjonen og kunden mot at to systemer krever ulike beløp for samme sak.
Hvis kunden tar kontakt direkte etter overføringen, bør virksomheten vite hvem som skal svare og hvem som får oppdatert informasjon. En ny betalingsavtale eller kreditering må ikke bli liggende i én persons innboks mens innkrevingen fortsetter. Dokumenter beskjeden og bekreft at den er mottatt hos ansvarlig part. Dette er særlig viktig når kundeservice og regnskapsansvar ligger hos ulike personer eller når saken har flere delkrav.