Slik ber du om et manglende bilag
Bytt ut «send det som mangler» med beløp, dato og hva du trenger. Her får du en e-postmal og en enkel oversikt for oppfølging.
Finn svaret du trenger
En melding om at «regnskapet mangler noen bilag» er lett å utsette. Mottakeren vet ikke hva det gjelder, hvor underlaget kan ligge eller hva som er nok til å svare. Gjør jobben mindre: be om ett identifiserbart dokument og forklar hva du gjør når det kommer.
Finn transaksjonen før du skriver
Noter beløp, dato og teksten på bankbevegelsen. Kontroller først om underlaget allerede ligger i det avtalte arkivet. En unødvendig purring skaper mer arbeid for begge.
Ikke legg hele bankutskriften ved en e-post hvis du bare trenger å vise én transaksjon. Bruk virksomhetens avtalte kanal for dokumenter og tilgang.
En melding du kan tilpasse
Hei! Jeg mangler kvitteringen for betalingen på 1 240 kroner til Kontorbutikken den 8. oktober. Kan du legge den i den vanlige bilagsmappen innen torsdag? Hvis du ikke finner den, si fra om hvem som gjorde kjøpet, så undersøker vi videre. Når underlaget er på plass, kan jeg vurdere registreringen og avslutte oppfølgingen av denne posten.
Beløpet og leverandøren er et eksempel. Bytt dem ut med riktig transaksjon. Be ikke mottakeren om å endre dato eller innhold på et dokument for å få det til å passe.
Hva skal du spørre om?
| Det du mangler | Et tydelig spørsmål |
|---|---|
| Selve kvitteringen | Hvor finnes dokumentet fra leverandøren? |
| Forklaring på formålet | Hva ble kjøpt, og hvilken aktivitet gjaldt det? |
| Hvem som gjorde kjøpet | Hvem kan finne dokumentet eller svare om kjøpet? |
| En korrigert faktura | Hvem kontakter leverandøren om feilen? |
Bankbevegelsen viser at penger har gått ut. Den forklarer ikke nødvendigvis hva som er kjøpt eller hvordan det skal behandles. Be om en forklaring på formålet dersom det ikke går fram av kvitteringen.
Ha én restliste
Bruk én linje per uavklart post. Før opp datoen forespørselen ble sendt, hvem som følger opp og neste avtalte handling. Skill «etterspurt» fra «mottatt» og «vurdert». Ellers kan en lang e-posttråd se ut som et ferdig regnskap.
Når dokumentet kommer, lagre det på riktig sted, knytt det til posten og oppdater statusen. Hvis saken fortsatt er uavklart, skriv hva som faktisk mangler.
Last ned forespørselen og restlisten . De kan brukes uten innlogging. Les flere praktiske regnskapsforklaringer.