Innkjøpsordre fra bestilling til faktura
Praktisk grunnlag, eksempler og kontrollpunkter for innkjøpsordre fra bestilling til faktura.
En innkjøpsordre beskriver hva virksomheten har bestilt. Den bør kunne sammenholdes med mottatt levering og leverandørens faktura. Kontroller hele kjeden før betalingen godkjennes, så prisendring, manglende varer og tillegg ikke blir oversett.
Gjør bestillingen tydelig
Angi juridisk kjøper, leverandør, vare eller tjeneste, antall, pris og levering. Noter avtalt referanse og hvem som har godkjent forpliktelsen. En muntlig bestilling trenger også etterprøvbart grunnlag. Interne fullmakter må avklares før avtalen inngås, ikke bare når fakturaen kommer.
| Dokument | Hva det viser | Kontroll |
|---|---|---|
| Bestilling | Avtalt leveranse og pris | Riktig virksomhet og godkjenning |
| Mottak | Hva som faktisk kom | Antall, kvalitet og eventuelle avvik |
| Faktura | Leverandørens betalingskrav | Samsvar med bestilling og mottak |
Eksempel på delvis levering
Bedriften bestiller 20 enheter til 500 kroner, totalt 10 000 i det avgrensede eksemplet. Bare 16 enheter blir levert, mens fakturaen krever betaling for alle 20. Differansen er fire enheter og 2 000 kroner. Den må avklares mot avtalen: kommer resten senere, er kravet feil, eller er annet avtalt? Ikke godkjenn totalsummen bare fordi ordren opprinnelig var på 10 000.
Et tillegg for frakt må også ha grunnlag. Hvis bestillingen sier frakt inkludert, bør leverandørens nye fraktlinje undersøkes. Bevar kommunikasjon og godkjenning som forklarer eventuelle endringer.
Krever leverandøren betaling før noe er levert, må dere også vurdere kreditteksponeringen. Guiden om forskudd før første levering gjelder beslutningen om å binde penger før mottakskontrollen kan utføres.
Følg ordren til avslutning
Marker åpne leveranser og uavklarte fakturaposter. Ved avbestilling må både leverandør og interne ansvarlige få samme beslutning. En innkjøpsordre er ikke automatisk et korrekt bokføringsbilag; faktura og øvrig dokumentasjon må oppfylle relevante krav. Denne rutinen beskriver kontroll av innkjøp, ikke juridisk tolkning av alle avtaler. Ved tvist om pris eller levering kan kvalifisert hjelp være nødvendig, og betalingsplanen må vise hvilke forpliktelser som faktisk fortsatt gjelder.
Ved flere delbestillinger under samme avtale bør total forpliktelse være synlig. En godkjenningsgrense må ikke omgås ved å dele opp kjøpet i små fakturaer. La også mottaksansvarlig få bestillingsreferansen, slik at leveringen kan bekreftes mot avtalt antall. Dette gir økonomi et bedre grunnlag enn å be noen rekonstruere en ukjent leveranse når forfall allerede er nær.