Innbetaling uten en sendt faktura
Finn hva pengene gjelder og hvilken dokumentasjon som skal følge inntekten.
En bankinnbetaling kan være salg, gave, lån, refusjon eller overføring mellom egne kontoer. Klassifiser hendelsen før den registreres som inntekt. At penger kommer inn uten en sendt faktura betyr ikke at enhver betalingsform kan bokføres som samme type salg.
Undersøk partene og årsaken
Finn avsender, betalingsreferanse og avtale. Spør hvem som har levert noe og hva betaleren fikk. Ved salg må dokumentasjonsreglene for salgsformen oppfylles. Et bankbilag viser oppgjøret, men kan mangle varetekst, avgiftsgrunnlag og kjøperopplysninger.
Kontantsalg og ordinær fakturering følger ulike dokumentløp. Ved salg som gjøres opp umiddelbart må relevante kassekrav undersøkes. Ved gave uten motytelse skal det faktiske gaveforholdet forklares. Et eierlån trenger et lånegrunnlag og skal ikke behandles som kundesalg bare for å få bankavstemmingen ferdig.
| Mulig årsak | Dokumenter | Ikke anta |
|---|---|---|
| Salg | Leveranse og salgsdokument | Bankposten dekker alle krav |
| Lån | Avtale og långiver | Beløpet er driftsinntekt |
| Refusjon | Tidligere kostnad og oppgjør | Nytt salg har oppstått |
Eksempel med en ukjent betaling
En forening mottar 7 000 kroner. Betalingen har bare teksten støtte. Kassereren kontakter betaleren og finner at beløpet gjelder en avtalt reklameplass, ikke en gave. Avtalen og leveransen dokumenteres, og avgiftsvurderingen følger tjenesten. Navnet i bankteksten avgjorde altså ikke inntektsarten.
En annen betaling på 7 000 kroner er tilbakebetaling av et leverandørkjøp. Den kobles til kostnad og kreditdokument i stedet for å bli registrert som en ny reklameinntekt. Lik sum betyr ikke lik økonomisk hendelse.
Hold uavklarte poster synlige
Lag en liste med ansvarlig og neste oppfølging for ukjente innbetalinger. Ikke la en midlertidig plassering stå permanent uten forklaring. Altinns faktura- og bilagsveiledning gir dokumentasjonsrammer, mens sponsor- og gaveregler kan kreve egne vurderinger. Når årsaken er avklart, sørg for at oppgjør, dokument og eventuell avgift blir knyttet sammen. En god bankrutine skal finne hendelsen bak beløpet, ikke bare en konto som får rapporten til å balansere.
For en ukjent innbetaling bør dere også undersøke om den er reversert eller returnert senere. En feilbetaling kan bli stående som inntekt hvis bare første bankpost blir registrert. Noter hvem som avklarte avsenderen og hvilket grunnlag som viser riktig behandling. Ikke utbetal til en ny konto som oppgis i en uventet melding uten nødvendig kontroll av mottakeren. Oppfølgingen skal forklare både den opprinnelige hendelsen og eventuell retur.