Kassasalg som henger sammen med regnskapet
Kontroller salg, kvitteringer, dagsoppgjør og betalinger som én dokumentert kjede.
Kontantsalg omfatter mer enn sedler og mynter. Altinn beskriver også umiddelbar betaling med kort og mobile betalingsløsninger som kontantsalg. Undersøk kassasystemkravene for den faktiske salgsformen, og gjør oppgjøret mulig å avstemme. En betalingsterminal er ikke i seg selv et kassasystem.
Beskriv salget før løsning velges
Noter hvor salget skjer, hvordan kunden betaler og når varen eller tjenesten leveres. Kontantsalg og nettsalg kan følge forskjellige dokumentasjonsregler. Eventuelle unntak fra kassasystemkravet må vurderes mot konkrete vilkår; ikke bruk lav aktivitet som en generell tillatelse til udokumentert salg.
Kontroller at valgt kassasystem har nødvendig produkterklæring når kravet gjelder. Avklar hva som lagres som salgskvittering, elektronisk journal og dagsrapport, og hvordan dokumentene overføres til regnskapet. En integrasjon bør testes med retur, rabatt og flere betalingsmåter, ikke bare med ett normalsalg.
| Del av kjeden | Kontroll | Underlag |
|---|---|---|
| Salg | Riktig vare og avgiftsbehandling | Kvittering og journal |
| Dagsoppgjør | Betalingsmåter stemmer | Z-rapport og terminal |
| Bank | Utbetaling og gebyr forklares | Innløseroppgjør |
Eksempel med kort og kontanter
Dagens registrerte salg er 8 000 kroner: 6 500 med kort og 1 500 med kontanter. Kontantopptellingen viser 1 450 kroner. Differansen på 50 kroner må forklares og dokumenteres, ikke skjules i kortsalget. Når kortinnløseren betaler senere med gebyrtrekk, avstemmes også dette mot de relevante salgsdagene.
Et riktig totalbeløp er ikke bevis på riktig MVA-fordeling. Feil varegruppe kan beregne feil avgift selv om kunden har betalt riktig totalsum. Kontroller derfor oppsett og faktisk leveranse ved nye produkter.
Ved retur eller bytte må både salgsendringen og eventuell refusjon kunne spores. Eksemplet med varebytte og mellomlegg viser hvorfor et beløp i terminalen alene ikke forklarer handelen.
Test arkivet og ansvaret
Avtal hvem som gjennomfører dagsoppgjør, hvem som følger avvik og hvem som kontrollerer overføringen til regnskapet. Altinn beskriver at differanser skal forklares og hvem som har telt og avstemt skal fremgå. Bevar rapportene også ved systembytte. At en leverandør tilbyr en moderne integrasjon er ikke alene dokumentasjon på at hele virksomhetens salgs- og arkivrutine oppfyller kravene.
Ved driftsstans bør dere på forhånd vite hvordan salg skal dokumenteres og hvordan registreringene senere kontrolleres. En midlertidig papirnotering er ikke automatisk tilstrekkelig i alle situasjoner. Undersøk regelverket og leverandørens dokumenterte rutine for feil eller avbrudd. Etter gjenoppretting sammenlignes salgsgrunnlag og oppgjør, slik at manuelt og digitalt registrert salg ikke blir doblet. Ansvar og avvik bør fremgå av dagens kontrollnotat.