Regnskapseksport med SAF-T og dokumenter
Skill standardiserte regnskapsdata fra vedlegg og lesbart arkiv.
En komplett regnskapsleveranse kan kreve både maskinlesbare data, rapporter og originaldokumenter. Avklar hva eksporten skal brukes til før du kaller én fil komplett. Bokettersyn, systembytte og videre oppbevaring kan ha ulike behov.
Skill innholdet i leveransen
Skatteetatens SAF-T-veiledning beskriver et standardformat for regnskapsdata, blant annet hovedbok og kunde- og leverandøropplysninger. Formatet gjør datautveksling mulig, men er ikke en generell garanti for at alle vedlegg, kontrakter og systemfunksjoner følger med. Lag derfor en egen liste over dokumenter og rapporter dere trenger.
Noter foretak, år, perioder og versjon. Kontroller kontoplan og avgiftskoder, særlig dersom virksomheten bruker egne koder. En teknisk lesbar fil kan ha ufullstendig eller feil mapping. Behold forklaringer som gjør dataene forståelige også uten tilgang til originalsystemet.
| Leveranse | Test | Begrensning |
|---|---|---|
| SAF-T | Riktig foretak og perioder | Ikke alt dokumentinnhold følger automatisk |
| Vedlegg | Åpne og finne bilag | Filantall beviser ikke fullstendighet |
| Rapporter | Sammenligne saldoer | Kan mangle transaksjonsdetaljer |
Eksempel med en eksportkontroll
Et firma henter en SAF-T-fil og en mappe med bilag. Hovedbokens saldo stemmer, men fakturaer som sier «etter avtale» mangler kontraktene. Leveransen er derfor ikke tilstrekkelig til å forklare alle kjøp. Firmaet kompletterer vedlegg og tester koblingen fra regnskapsreferanse til dokument.
Hvis eksporten skal importeres til en ny løsning, bør en prøveimport sammenlignes med originalsaldoer og åpne poster. En vellykket filopplasting er ikke nok. Noen data kan kreve separat overføring eller arkivering.
Sikre tilgang etter uttaket
Oppbevar eksporten i en virksomhetsstyrt løsning med kontrollert tilgang og sikkerhetskopi. Ikke legg regnskapsfiler i en offentlig lenke for å gjøre overleveringen enkel. Altinn beskriver oppbevaringsansvar også når andre lagrer materialet. Noter hvem som kan gjenskape eksporten, og hvem som kontrollerte den. Ved avsluttet systemavtale må lesbarhet og komplett dokumentasjon testes før gammel tilgang stenges. Dette er en kontrollmetode, ikke en påstand om at alle leverandører kan importere enhver SAF-T-fil uten tilpasning.
Ved overlevering bør mottakeren bekrefte at filene kan åpnes og gjelder riktig foretak og tidsrom. En e-post med vedlegg er ikke alene bekreftet komplett mottak. Lag en kort leveranseliste og noter eventuelle mangler før gammel tilgang avsluttes. Dersom mottaker trenger en annen struktur eller et tillegg, bør dette være kjent tidlig. Behold den opprinnelige eksporten uendret og dokumenter senere komplettering, så innholdet som faktisk ble levert kan etterprøves.