Kontoplan for små bedrifter som gir nyttige rapporter
Skill konto, kunde, leverandør og prosjekt. Lag en kontoplan som gir sammenlignbare rapporter uten en ny konto for hver hendelse.
Finn svaret du trenger
En god kontoplan gjør samme type hendelse lett å kjenne igjen over tid. Du trenger ikke en ny konto for hver kunde, hver ansatt eller hvert prosjekt. Før du oppretter flere konti, avklar hva dere prøver å skille i rapportene.
Konto og dimensjon svarer på ulike spørsmål
| Spørsmål | Opplysninger du vanligvis trenger |
|---|---|
| Hva slags inntekt eller kostnad er dette? | Regnskapskonto og behandlingen som gjelder hendelsen |
| Hvilken kunde skylder penger? | Kundespesifikasjon eller reskontro |
| Hvilket prosjekt gjelder arbeidet? | Prosjekt eller annen relevant dimensjon |
| Hvilken del av bedriften skal følges? | Avdeling eller en annen avtalt rapportinndeling |
En konsulentbedrift som lager en egen inntektskonto for hver av 40 kunder, kan få en tung kontoplan. Ofte er det mer nyttig å beholde noen få inntektstyper og la kundespesifikasjonen vise hvem som er fakturert. Økonomistyring for konsulenter forklarer hvilke prosjekt- og timeopplysninger som kan være mer relevante for driften.
Begynn med rapporten du vil bruke
Skriv fem spørsmål ledelsen trenger svar på. Eksempler er hvor mye faste avtaler koster, hvilke leveranser som er fakturert, hva som står ubetalt og hvilke prosjekter som binder kapasitet. Se deretter om eksisterende kontoer og dimensjoner allerede svarer på dem.
Lag en kort føringsregel for de kontiene som ofte forveksles. Noter hva som skal ligge der, hva som hører hjemme et annet sted og hvilket underlag som trengs. En tekst som «diverse» hjelper lite hvis alle tolker den forskjellig.
Et eksempel på hvorfor flere konti ikke alltid hjelper
Anta at bedriften kjøper en datamaskin, et løpende programabonnement og en tjeneste for å sette opp løsningen. Hvis alt legges på samme generelle IT-konto, kan rapporten skjule forskjellen mellom kjøp, løpende drift og arbeid knyttet til oppstart. Tre nye konti løser likevel ikke behandlingen alene. Dokumentene og bruken må først avklares, blant annet om en anskaffelse skal følges som eiendel eller kostnad.
Bruk Altinns regnskapsrutiner som bakgrunn. En kontoplan er en struktur, ikke et automatisk svar på fradrag, MVA eller periodisering.
Rydd uten å bryte historikken
- Finn kontoer som ikke lenger brukes, og hvilke saldoer de har.
- Undersøk om like hendelser føres ulikt av forskjellige personer.
- Bestem ønsket bruk fremover og hvem som godkjenner avvik.
- Avklar nødvendige korrigeringer med sporbar dokumentasjon.
- Behold koblingen mellom gamle rapporter og den nye strukturen.
Ikke slett en konto med historikk for å få listen til å se kortere ut. Ved systembytte må inngående saldo, åpne poster og rapportgrunnlag henge sammen. Kontroller spesielt kontoene for bank og kunder gjennom Bankavstemming med eksempel og Avstem kundefordringene.
Skill rapportopprydding fra regnskapsretting
Det kan være mulig å få en bedre ledelsesrapport uten å endre alle de underliggende postene. En faktisk feilføring krever derimot en dokumentert vurdering og riktig retting. Beskriv problemet først: Er totalen feil, er klassifiseringen feil, eller trenger ledelsen bare en annen visning?
Aiak kan være aktuell når bedriften trenger hjelp til å rydde og følge opp regnskapet. Ta med en rapport som viser problemet og et eksempel på beslutningen dere ikke får tatt. Da blir arbeidet mer konkret enn å bestille en «ny kontoplan» uten å beskrive behovet.