Kreditnota med sporbar sammenheng
Korriger salgsdokumenter uten å miste koblingen til faktura og betaling.
En kreditnota forklarer en reduksjon eller korrigering av en tidligere faktura. Behold originalen og gjør sammenhengen tydelig. Å erstatte en sendt PDF med en endret versjon kan gjøre det vanskelig for både selger og kjøper å vite hvilket dokument som gjelder.
Avklar årsaken til korrigeringen
Finn om fakturaen har feil kjøper, feil pris, feil avgift eller om partene senere har avtalt retur eller avslag. Dette er ulike grunner selv om beløpet som krediteres er likt. Noter dokumentreferanse, varelinjer og hva den nye løsningen skal være. Full kreditering og delkreditering må beskrives presist.
Altinns fakturaveiledning beskriver kreditnota som dokument for å korrigere en tidligere faktura. Kjøperen bør få dokumentet og forstå hva det gjelder. Ved en ny korrekt faktura må begge dokumentløpene kobles, slik at det ikke står igjen to åpne krav på samme levering.
| Korrigering | Hva som må fremgå | Oppgjørskontroll |
|---|---|---|
| Hele fakturaen | Kobling til original | Hva er betalt? |
| Enkelte varelinjer | Hvilken del reduseres? | Riktig restsaldo |
| Ny faktura etterpå | Samme leveranse og retting | Ingen dobbeltbetaling |
Eksempel med et prisavslag
En faktura er 15 000 kroner. Kunden får et avtalt avslag på 3 000 kroner. Kreditnotaen viser reduksjonen og refererer til originalen. Hvis kunden ikke har betalt, kontrolleres restkravet på 12 000 kroner. Hvis hele fakturaen allerede er betalt, trenger dere også et avklart tilbakebetalingsløp.
Riktig saldo betyr ikke automatisk riktig avgiftsperiode. Når en kreditnota kommer etter en levert MVA-melding, må årsak og dokumentdato undersøkes særskilt. En senere avtalt reduksjon kan være forskjellig fra retting av en feil som fantes fra starten.
Kontroller registreringen hos begge parter
Bekreft at dokumentet er sendt, at kunderegisteret er oppdatert der det er nødvendig, og at betalinger er koblet riktig. Ved leverandørkreditnota skal mottakeren ikke redigere originalfakturaen selv. Behold leverandørens dokument og forklaring. En stabil referanse mellom original, kreditnota og eventuelt ny faktura gjør kontrollen mulig når ansvarlig person skifter eller saken dukker opp ved årsavslutningen.
Ved full kreditering og ny faktura bør dokumentene beskrive hvorfor det gamle kravet erstattes. Kontroller at ny faktura viser riktig juridisk kjøper og samme avklarte leveranse. Hvis kunden allerede har betalt, noter hvordan betalingen behandles i det nye løpet. Et tilgodebeløp kan ellers bli stående på én kundepost mens den nye fakturaen purres fra en annen, selv om virksomheten samlet har mottatt pengene.