Kundereskontro med forklarte åpne poster
Koble fakturaer, krediteringer og innbetalinger før kundekrav følges opp.
Kundereskontroen viser hva kundene skylder etter registrerte dokumenter og oppgjør. Bruk den til å kontrollere hvert krav, ikke bare til å sende varsler til alle positive saldoer. En åpen post kan skyldes manglende betaling, feil kobling eller uavklart dokumentasjon.
Følg saldoen til dokumentene
Finn faktura, kreditnota og innbetaling med stabil referanse. Kontroller kjøperens identitet, restbeløp og forfall. Undersøk delbetalinger og innbetalinger uten forventet referanse. Et bankbeløp som ligner fakturaen er et signal, men må bekreftes mot riktig kunde og hendelse.
Skill reelt ubetalte krav fra saker med innsigelse eller avtalt betalingsplan. En gammel kundesaldo kan ikke bare nulledes for å rydde rapporten. Tap, rabatt, kreditering og feilregistrering krever ulike vurderinger og dokumenter. Behold forklaringen slik at senere oppfølging ikke starter på nytt med feil premiss.
| Åpen post | Undersøk | Neste handling |
|---|---|---|
| Betaling mangler | Bank og kundedialog | Oppfølging av riktig krav |
| Kreditnota finnes | Original og kobling | Oppdatert restsaldo |
| Innsigelse mottatt | Avtale og levering | Manuell avklaring |
Eksempel med delbetaling
En faktura er 10 000 kroner. Kunden betaler 6 000 kroner og får senere en kreditnota på 1 000 kroner etter en avtalt reduksjon. Riktig restkrav er 3 000 kroner når dokumentene gjelder samme sak. Kontrollen må vise sammenhengen, slik at en purring ikke fortsatt krever hele originalbeløpet.
Hvis kreditnotaen gjelder et annet oppdrag, skal den ikke kobles bare for å få saldoen til å se riktig ut. Reskontroen trenger dokumentidentitet, ikke bare aritmetisk balanse. Ved ukjente innbetalinger holdes saken synlig til riktig krav er funnet.
Avstem ved periodens slutt
Sammenlign summen av kundeopplysninger med relevant hovedbokskonto og behold underlaget for balansen. Altinn beskriver dokumentasjon av vesentlige balanseposter. Noter hvem som følger innsigelser og hvilke saker som er overført til innkreving. Direkte betaling etter overføring må meldes videre. En god oversikt gjør det mulig for en stedfortreder å se hva som faktisk gjenstår, uten å lese private notater eller sende dobbelt krav til kunden.
Når kunder har flere kontrakter, bør betalingsreferanser og innsigelser følge riktig oppdrag. En samlet kundesaldo kan skjule at ett krav er betalt og et annet omtvistet. Vis dokumentene bak totalsummen før dialog eller innkreving. Hvis virksomheten avtaler utligning mellom poster, behold grunnlaget for dette. Det er mer presist enn å registrere et generelt kundebeløp som senere ikke kan knyttes til de fakturaene noen faktisk spør om.