Lageroversikt for flere lagersteder
Følg varebevegelser og telling uten å registrere intern flytting som et nytt salg.
Varer kan ligge på hovedlager, i butikk, hos en medarbeider eller ved et prosjekt. Registrer hvor beholdningen faktisk finnes og hva som skjer når den flyttes. Ett samlet antall sier lite hvis ansatte leter etter varen på feil sted.
Avtal hvilke bevegelser som skal registreres
Skill mottak, intern flytting, salg, retur, kassasjon og privat uttak. Bruk en fast varereferanse og tydelige lagersteder. En endring fra lager A til lager B er ikke et nytt kjøp eller kundesalg. Begge sider av flyttingen må stemme, slik at varene ikke blir doble eller forsvinner i oversikten.
Kontroller mottatt mengde mot leverandørdokumentene og faktisk levering. Ved skade eller restordre må avviket forklares. Vareverdi er et eget regnskapsspørsmål, mens den operative oversikten først må gi riktig antall og identitet. Altinns balanseveiledning beskriver at varelager skal kunne dokumenteres med telling og underlag.
| Bevegelse | Opplysninger | Kontroll |
|---|---|---|
| Mottak | Antall og leverandør | Faktisk levering |
| Intern flytting | Fra og til | Samme mengde begge steder |
| Kassasjon | Tilstand og beslutning | Ikke skjult privat uttak |
Eksempel med intern flytting
En butikk har 30 enheter på hovedlager og flytter 10 til utsalget. Etter registrering skal oversikten vise 20 og 10, samlet fortsatt 30. Hvis begge steder viser 30, har flyttingen skapt en feil som senere telling vil avsløre. Den skal ikke forklares som et nytt innkjøp uten dokumentasjon.
Når utsalget selger tre, oppdateres salg og beholdning etter den faktiske hendelsen. Kortoppgjøret kan komme senere og er ikke tidspunktet da lagerstedet nødvendigvis endrer antall. Avtal hvordan salgskanaler og lager oppdateres uten dobbeltbevegelse.
Kontroller ved telling
Stans eller dokumenter bevegelser rundt tellingsdatoen, og noter hvem som teller. Undersøk differanser per vare og sted. Et systemantall som tilfeldig summerer til riktig total kan fortsatt ha feil plassering og verdi. Behold tellelister og korreksjoner som regnskapsmateriale der de dokumenterer balansen. Ved gaver, privat bruk eller retur til utlandet kan avgiftsspørsmål kreve egen vurdering; en lagerkode avgjør ikke dem alene.
Varer hos en ekstern samarbeidspartner bør ha egen dokumentasjon om hvem som eier dem og når de er levert eller returnert. Fysisk plassering alene avgjør ikke om det har skjedd et salg. Avklar avtalen før beholdningen tas ut av oversikten. Ved kommisjon eller konsignasjon kan salgs- og oppgjørsløpet være annerledes enn vanlig levering; det må vurderes konkret fremfor å registreres som en ordinær intern lagerflytting.