Låse en kontrollert regnskapsperiode
Beskytt ferdige perioder med tydelig ansvar for senere retting og dokumentasjon.
En periode bør være kontrollert før den låses, og senere endringer bør følge en kjent rutine. Låsing er en beskyttelse av arbeidsprosessen, ikke et bevis på at tallene er riktige. Et feil bilag blir ikke korrekt fordi systemet stanser nye registreringer.
Bestem hva ferdig betyr
Kontroller dokumentasjon, avstemminger og aktuelle rapporteringer. Lag en avviksliste med status og ansvarlig. Hvis det finnes uavklarte poster, bestem hvordan de skal håndteres og dokumenteres. Ikke bruk en låsedato til å skjule mangler som fortsatt kan påvirke rapporteringen.
Avtal hvem som kan låse, hvem som kan be om endring og hvem som vurderer behovet. Skill en intern periodestenging fra regler om retting og dokumentasjon. Det er ikke alltid riktig å åpne hele historikken for en ny fil; saken må først vurderes ut fra hendelsen og riktig periode.
| Før låsing | Kontroll | Etter låsing |
|---|---|---|
| Bilag komplett | Avvikslisten | Sen dokumentasjon vurderes |
| Saldoer forklart | Avstemminger | Endring blir sporbar |
| Rapportering levert | Kvittering | Eventuell retting av melding |
Eksempel med et sent bilag
En måned er kontrollert og låst. Uken etter mottas en faktura datert i perioden. Den ansvarlige undersøker om det er et nytt dokument, en kopi eller en korrigering. Riktig regnskaps- og avgiftsbehandling vurderes før låsen eventuelt endres. Fakturaen legges ikke automatisk i neste måned bare fordi det gamle registreringsfeltet er stengt.
Hvis bilaget allerede var registrert, trenger dere bare å knytte dokumentasjonen riktig. Å åpne perioden uten kontroll kunne i stedet ført til en dobbeltføring. Låserutinen må derfor begynne med en avklaring av saken.
Bevar en forståelig endringshistorie
Noter årsak, dokumenter og hvem som godkjente en etterfølgende retting. Sammenlign rapportene etterpå med det som tidligere ble levert eller brukt til beslutninger. Altinn beskriver korrekt dokumentasjon og periodisering, mens Skatteetaten har egne rutiner for endring av meldinger. En systemlås erstatter ingen av disse vurderingene. Test tilganger og stedfortreder slik at fravær ikke fører til at noen deler personlig konto for å rette en nødvendig feil. En kontrollert periode skal kunne både beskyttes og forklares.
Ved en adgang til å åpne perioder bør det være mulig å se hvem som brukte den og hva som ble endret. Noter også om rapporter sendt til eier eller andre trenger en oppdatert versjon. Uten denne oppfølgingen kan gammel og ny rapport leve videre som forskjellige sannheter. Avklar derfor hvordan kontrollør får beskjed om endringen, og hvilken versjon som er den endelige dokumenterte perioden etter nødvendig retting.