Leverandørregister med kontroll av identitet
Praktisk grunnlag, eksempler og kontrollpunkter for leverandørregister med kontroll av identitet.
Leverandørregisteret bør identifisere den juridiske selgeren og riktig betalingsgrunnlag. Et gjenkjennelig navn er ikke nok når organisasjonsnummer, faktura eller bankinformasjon avviker. Kontroller nye leverandører og vesentlige endringer før de tas i vanlig betalingsflyt.
Skill identitet fra betalingsinformasjon
Finn juridisk navn, organisasjonsnummer og relevante dokumenter. Kontroller at fakturaen og bestillingen gjelder samme part. Bankkonto kan endres, men en e-post om ny konto bør verifiseres gjennom en kjent kontaktvei. Ikke la den som registrerer endringen automatisk godkjenne den uten nødvendig kontroll.
| Felt | Hva det forklarer | Kontroll |
|---|---|---|
| Identitet | Hvem virksomheten handler med | Samsvar med offentlige og avtalte opplysninger |
| Dokumentreferanse | Hvilken leveranse kravet gjelder | Bestilling og faktura stemmer |
| Betalingsmottaker | Hvor pengene skal sendes | Endringer bekreftes etter rutinen |
Eksempel på to like navn
Bedriften har handlet med Driftservice AS. En ny faktura kommer fra Driftservice Norge AS med et annet organisasjonsnummer og ny konto. Det kan være en reell endring av leverandør, men det må undersøkes før de gamle opplysningene overskrives. Finn avtale, bekreftelse og hvem som faktisk leverte.
Hvis samme leverandør er registrert to ganger, kan åpne poster og betalinger bli fordelt mellom identitetene. Før sammenslåing må underlaget og historikken vurderes, slik at dokumenter eller saldoer ikke blir borte. Eksemplet viser kontroll, ikke at alle navneendringer er mistenkelige.
Hold registeret etterprøvbart
Noter hvem som bekreftet en viktig endring og når. Fjern unødvendige operative tilganger, men bevar regnskapsdokumentasjon etter kravene. Et leverandørregister avgjør ikke alene fradragsrett, avgift eller hvem som er rett avtalepart ved tvist. Bruk offentlig informasjon og faktisk dokumentasjon sammen, og hent kvalifisert hjelp ved uklare forhold før et ukjent betalingskrav godkjennes eller gammel historikk endres.
Avklar også hvem som kan opprette en ny leverandør og hvem som kontrollerer første betaling. En faktura mottatt elektronisk kan fortsatt ha feil juridisk part eller feil kravsgrunnlag. Registrert navn og teknisk kanal erstatter derfor ikke kontroll av bestillingen. Bevar nødvendig bekreftelse slik at mottakerendring kan forklares uten å basere seg på en gammel medarbeiders hukommelse.